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浅论现代秘书工作语言能力的培养

来源:论文联盟  作者:王静欣 [字体: ]

浅论现代秘书工作语言能力的培养

秘书以领导为服务对象,是沟通领导与下属之间关系的桥梁。在辅助各级领导进行综合管理,树立企业形象,沟通内外关系,处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用[1]实际工作中,领导决策离不开秘书的奉献,秘书的知识、想法、智慧对领导起到直接辅助作用。秘书人员作为领导的助手,在与领导和下属的交流的过程以及对外交流的过程中,语言交际能力显得比任何时候都重要。对于从事秘书职业的人员来说,言语沟通的知识和技巧非常重要,秘书必须加强自己的语言素质,具备全面而熟练的语言文字运用能力[2]。正确运用语言交际的方式传递出准确的信息,从领导或工作对象发出的语言信息中做出正确判断,准确及时作出回应与配合,有利于秘书各项工作顺利开展。
  一、现代秘书工作语言能力的现状
  (一)工作语言能力参差不齐
  随着工作环境的变化,秘书已经不是“端茶递水”的角色,而是现代企业中十分重要的1角色,其职能也在发生着变化[3]。秘书的工作岗位决定着秘书的工作范围和交际对象是各种各样的人,身处的交际环境是复杂多变的,秘书的语言交际在各种交际活动中中是不可或缺的,现代秘书既要撰写文件材料,又要接打电话、接待来访、汇报工作、参谋辅政,在工作中是多面手。有的秘书善于交流,工作颇见成效,领导和同事都很满意;有的秘书则不善于利用语言,该说的话不敢说或不会说,汇报情况抓不住关键,阐述词不达意,虽有工作热情,但工作不见成效,对工作造成严重的影响。
  (二)工作语言表达随意
  在公司中,与周围的同事们经过长期的处事交流后,秘书与同事之间的熟悉会导致彼此的语言交谈过于随意。如果秘书人员依照自己的心情表达想法,忽视自己工作语言的专业性和职业性,会使办公环境氛围的缺乏严肃性,工作语言上的交流缺乏专业度。不恰当的表达方式,不合理的语言运用,不注意就会和同事造成摩擦,产生隔阂。工作中语言随意会让领导产生不信任感,甚至让领导觉得秘书在工作上不是很专业。
  二、培养现代秘书工作语言能力的重要性
  秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通,辅助领导的活动[4]。秘书办公室是一个单位工作运转的中心,起着平衡各方关系、协调各方工作,化解各种矛盾的作用。秘书是单位领导的助手,秘书主要的工作方式就在于沟通与协调,沟通协调工作质量的好坏,直接影响职能部门的办事效果,甚至会影响整个单位工作的运转。善于沟通与协调各方关系不仅能够体现办公室秘书人员的工作能力,而且也显示了机关单位的组织能力和领导能力。
  (一)语言能力保证各方面关系良好沟通
  沟通是企业秘书迫切需要学习和提高的核心能力[5]。秘书在单位运转过程中处于枢纽位置,既要辅助上级领导,又要协调上下级之间的关系。工作过程中,领导和下级所处位置不同,考虑问题的角度也会有所差别。[6]秘书可以通过运用语言能力来沟通各个方面的关系,对领导而言,需要来自基层的声音,了解群众反馈的信息,也是供领导科学决策的可靠依据。对下级而言,群众需要知道领导对某事的态度。秘书在领导与群众之间传达正确的信息,做好信息沟通,是秘书工作的主要内容。秘书做为领导的助手,不仅代表领导的形象,更是组织的形象的展示。秘书的工作语言能力的高低,一方面看出了领导挑选人才能力的高低,另一方面也是组织。秘书得体的言谈举止、优秀工作语言能力都可以为领导起到对外宣传的作用,给领导树立可敬、可信的良好形象。
  (二)有利于更好地发挥参谋助手的作用
  秘书工作之一就是帮助领导出谋划策起到参谋助手的作用,秘书的参谋辅助服务是工作中至关重要的一个重要环节。秘书的参谋助手作用主要体现在既能积极准确地完成领导交办的工作,又能为领导决策提供好的建议。所以,秘书作为领导的助手,既要善于说话还要在合适的场合合适的时间说话,正确领会上级的意图,当下达领导意旨时,必须快速准确地抓住领导的意图,同时能用简练、流畅的工作语言把信息传递给相关的工作人员,将领导思想命令准确的下达是秘书通过工作语言想达到的最基本的效果。当上传下级和群众信息及意见时,秘书说话要注意掌握语言分寸和表达的过程,做到传意不失真的同时让领导者更易于接受下层群众真实的心声。不真实的工作语言的传达会给下属与领导之间造成不必要的分歧,影响工作的正常进行。
  三、如何培养秘书工作语言能力
  作为现代秘书,必须具备较强的工作语言能力,如口语表达能力,文字应用能力、外语能力、速记能力、现代办公语言能力等等。在一切合作、寒暄、介绍、应酬等社交工作场合都离不开秘书等工作人员的口头语言上的沟通表达,用公文上传下达领导方针,用现代办公语言提高工作效率。在非正式的社交活动中,如同事、上下级的工作联系,语言上的交流是最基本快捷的,必要时也需要用到肢体语言来表达内心情感。
  (一)口头语言能力的培养
  口语工作能力经常运用于开场白、主持会议、汇报工作等情况。口语是秘书工作语言最普遍、最直接的一种形式,在秘书的各项事务中被广泛的,培养和提高秘书的口语能力就要做到以下几点:
  1.语速适中,简洁准确
  现代社会生活节奏加快,各方信息纷至沓来,秘书应以最快的速度向领导提供决策依据,口语便于及时、直接沟通信息[7]。口头语言本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理能力最基本的要求是发音清楚,语速适中。有些秘书以为语速快显得干练,但其实语速过快也可能会造成别人听不清他在说什么,语速过慢,影响交流效果。因此,秘书工作时不仅要口齿清楚,而且要语速适中,表达简洁准确。

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