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关于事业单位办公室行政管理工作的思考

来源:论文联盟  作者:姜慧勇 [字体: ]

关于事业单位办公室行政管理工作的思考

任何单位的可持续发展,都与行政管理工作息息相关,换言之,各单位以行政管理为可持续发展的前提基础。然而,行政管理工作相当复杂,涉及单位内每个部门,必须所有部门共同努力才能实现高效的行政管理。本文则以行政管理中的办公室行政管理为主要研究对象,并在分析事业单位办公室行政管理现状的基础上,探索了单位行政管理实现有效改革的路径。
  一、办公室行政管理的现状与问题
  (一)行政管理制度有待完善
  众所周知,办公室工作具有一定的复杂性。虽然,为促进经济持续发展,满足新经济体制的要求,政府机构进行了大量改革,也获得了显著的成果。但随着经济与单位的进一步发展壮大,始终无法避免问题的产生,单位办公室行政管理体制明显滞后于社会经济体制改革的进程,使得办公室行政管理模式明显不适,以至于单位内部管理弊端过大,严重制约单位的进步发展。
  (二)员工整体素质有待提高
  办公室行政管理工作能否井然有序地开展,取决于行政管理部门职工的素质能力,即办公室行政管理工作与行政人员素质息息相关。但就我国事业单位当前的现状来说,办公室管理人员缺乏较高的行政管理专业水平与整体素质。管理执行人员能力水平较低,制约着行政管理工作的协调执行。此外,由于办公室工作的复杂性,无论执行、监督亦或服务等工作都需逐层传递,极易造成浪费,导致工作效率低下。
  (三)办公室作风建设的问题
  长期以来,我国事业单位一直将办公室作风建设视作战略性任务,并在不断实践中获得了不菲的成绩。然而,在形势进一步发展的当前,办公室人员作风建设始终存在问题,包括学风、生活作风、思想作风以及工作作风等各方面。以学习来说,极少数办公室人员存在消极情绪;部分人员保守本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理思想严重,缺乏自我进取意识;也有存在工作作风漂浮,不具备求真务实意识与精神的人员;甚至还有部分人员生活作风有失严谨,极度匮乏自律意识,使得办公室行政管理难度较大。
  二、事业单位办公室行政管理的策略
  (一)合理提高员工服务意识
  办公室作为服务窗口和形象部门,必须通观全局地考虑和处理问题,不能局限于某部门或范围,以牺牲单位整体利益来满足某团体的利益。换言之,就是要严格执行落实单位领导层的决策,立足于全局去开展工作,才能妥善处理各方关系,实现高效服务和参谋。单位办公室行政管理要从单位利益出发,为社会提供服务,以免产生因为管理而管理的问题。同时更要突破形式主义的束缚,树立求真务实意识,严格管控财政支出避免不必要的开销,并结合单位实际需求,合理选择办事方法,力求单位利益最大化,摈弃滞后的管理模式。此外,注意联系实际,强化培养行政管理人员职业道德素质,提高其办公室行政管理能力;加强其对单位、对国家的忠诚感和责任意识培养,使之发挥以身作则的模范作用,成为一名兼具能力与服务意识的高水平办公室行政管理员。
  (二)精细化各岗位应尽职责
  众所周知,办公室行政管理极具实效性和针对性,然而,在实际操作中,部分办公室岗位通常采取任意或随机手段设置,极易造成各岗位间形成纵横向重叠或衔接空白,最终导致某件事物无人处理,或是反复处理同一事务的情况,从而造成资源浪费和管理混乱。同时若事务处理不恰当将引起无处追责问题,并降低办公室职员工作热情和积极性,促使原本简单的工作出现相互推诿难以完成,不利于工作效率提高。此外,若不能明确细化设置岗位职责极易出现分工模糊的现象。但由于办公室日常行政管理工作极为复杂,领导临时交办事务相对较多,故而,如果岗位职权交错、设置模糊,将使得工作分配混乱。为此,在设置办公室职位期间,必须综合考虑办公室行政管理需要,精细化岗位职责,对领导临时交办事务做到专人负责,才能井然有序地开展行政管理工作,进而提高其针对性、实效性和效率水平。
  (三)加强职员思想作风建设
  办公室这种单位中枢机构拥有一定的综合管理职能,因此,办公室人员必须具备充足的专业知识,以及公共关系处理技巧和办公自动化技术应用能力,同时也包括过硬的工作作风和政策理论素养。故而,事业单位加强办公室思想作风建设尤为迫切。首先,提升员工政策理论水准。在办公室内无论对上报告、对下行文,亦或日常事务处理,其政策性都非常强,需要每位员工遵守和学习单位管理制度、党的理论和上级文件要求,确保行文处事与单位核心价值观、党的方针路线和单位制度流程要求相适应。其次,要深入基层求真务实。办公室人员不能局限于某特定区域办公,而要适当地走出办公室,争取掌握第一手资料,向领导实事求是地汇报,并严格遵照政策制度处理问题。不论内外来访或日常事务处理,都应做到谦逊、热情、认真,以免发生门难进、脸难看、事难办现象。
  (四)增强职员团队协作精神
  由于办公室人员的职责分工不尽相同,可能某些工作是个人独立完成的,但某些工作却必须通过多人合作来完成。故而,要做好办公室管理工作,不断培养提高职员的团队协作观念和精神非常重要,只有建立和谐平等的合作关系,才能最大化发挥作用。除此之外,由于办公室传达、收发类的工作较为丰富,使得职员在处理各种日常事务的同时,还要做好各类临时性工作,简言之,就是需要面对巨大的挑战。为此,办公室人员必须学习和掌握单位全局工作,既要把握基础的业务知识,又要理清工作重点和进程,进而真正为民服务,妥善解决相关问题。
  (五)加强行政管理模式创新
  事业单位要改善当前办公室行政管理工作的现状,首先要分析单位实际情况,以及办公室行政管理中的不足,再将其结合起来针对性改革办公室行政管理方法。换言之,单位办公室行政管理要甘为幕后英雄,着重为单位当前的社会发展提供服务,并在该基础上明确单位行政管理部门的具体职能。但若是由于单位某些管理职能的欠缺,使得行政职能重叠服务职能或发生冲突现象,就有必要根据单位的实际发展,不断加强办公室行政管理模式的创新,以此实现事业单位办公室行政管理的规范化、科学化,从而最大程度提高行政管理效率与质量。
  三、结束语
  通过上文的分析,行政管理是现代管理最核心的环节,同时现代管理强烈要求将行政管理工作落到实处,以便解决传统办公室行政管理混乱的现象,进而实现最优化行政管理配置,达到节省管理成本,提升管理效率,确保单位稳定发展的目的。总之,事业单位应积极对待办公室行政管理中的问题,并结合单位实际发展状况,采取针对性的解决措施,如不断改革管理方式,提高职员服务意识;精细化各岗位职责,增强职员团队协作精神,合理建设职员思想作风等。

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