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浅谈高校院系行政办公室工作人员素质的培养与提升

来源:论文联盟  作者: [字体: ]

浅谈高校院系行政办公室工作人员素质的培养与提升

一、主要工作特点与角色定位
  针对工作侧重点的不同,高校的院系在本科生教学、研究生培养、科研、党务等都设有专门的机构办公室,每个院系根据各自的特点还有设有其他的机构,如外事交流、成人教育、专业学位办公室等,职责分工明确。行政办公室的工作相对来说承担的工作更为繁杂,涉及到方方面面,要求有较强的综合性知识。除了要对与工作紧密相关的专业知识了解以外,在语言文字能力、计算机办公软件操作、档案管理、财务管理、心理学以及公共关系学等基本的理论知识和实务知识方面都要有所了解和掌握。
  高校院系的行政人员做为最基层的服务工作者,是院系与师生、与学校、与社会沟通的桥梁,对学校和院系日常工作的有序开展,起到重要的保障作用,所以行政管理工作的优劣与高校人才培养的质量和教学科研工作能否顺利进行都是密不可分的。
  二、院系行政办公室人员目前现状
  1.职业认同感不足
  目前高校院系的行政工作人员普遍缺乏自我的职业认同感。首先,由于高校院系行政工作人员处于行政管理层的从属地位,是服务性的管理人员,辅助性是工作的基本性质。这种工作性质在一定程度上限制了行政办公人员在工作中发挥自主性和创新性,这使他们对自己能力的评价相对较低,从而影响了自我职业的认同。其次,工作量较大,事务冗杂是行政办公人员普遍面对的问题,长期从事这种工作,就使得他们在体力和精神上难以承受。再次,处在高学历人才集中的高校环境中,基层行政秘书提升学历的压力很大,由于工作繁忙,特别是“坐班制”的工作性质,学习的时间很少。加上有些高校对行政人员考研、考博的种种限制,使得一些年轻的院系基层行政人员的晋升机会很少,个人发展空间有限,特别是从中级晋升到高级职称困难重重。以上三种原因最终导致缺乏职业认同感。
  2.职业素养有待加强
  目前大多数高校一直把提高教学科研水平,增强师资力量,培养学生做为关注的主体,行政管理岗位更多被设定为服务性的从属地位本文由论文联盟http://www.LWlm.com收集整理,对其工作的重视度和投入力量相对较弱。[1]“许多高校往往只把师生作为高校的主体而忽视了对行政管理队伍的建设,从而导致现阶段高校行政管理人员构成成分复杂,行政管理业务素质和专业管理知识普遍不高。高校也未重视行政管理人员的培养和深造,进而影响了行政管理人员工作积极性和业务素质的提高”。
  另外,高校院系的行政人员的招聘和遴选相对来说还不够严格,应聘人员的综合素质未得到考量,在专业上也并没有严格的限制,一些非专业出身刚入职的工作人员,对行政工作接触较少,进入角色相对较慢,职业素质的提升大都要经过长时间的磨练,才能步入正轨。
  三、院系行政办公室人员应具备的职业素养
  1、平衡心态,做情绪的调控者
  [2] “美国耶鲁大学克雷顿.奥尔德弗在马斯洛的需求层次理论的基础上提出了ERG理论,他认为人的需求分为生存需求(Existence),关系需求(relatedness),成长需求(Growth)。”由于行政人员工作本身的性质和特点,在实现以上三种需求的过程中,如得不到满足就会遇到刺激反面情绪出现的可能。院系行政人员在接受新任务和较难完成的任务时,可能会出现焦虑、恐惧、为难的情绪;努力的成果未得到上级领导的认可,受到批评时,就会委屈、失望、抱怨,甚至产生抵触,对工作厌倦,自我价值没有得到实现而感到失落与无助。以上种种负面情绪,如果得不到有效管理,不但会丧失工作的热情,影响工作质量,而且影响自己的人际关系,甚至是身心健康。所以行政办公人员有条不紊地做好工作的首要前提就是培养良好职业心态,做情绪的管理者。[3]“无论你的思想是好是坏,都会像回声一样自动且准确地回到你身上”,摒弃消极心理,培养积极乐观的心态,减轻挫折感,训练自己的钝感力,处理工作中的问题才能更专注、更理性,解决问题时才能更加顺利通畅。
  2.科学工作,做高效能的执行者
  2.1增强执行力
  [4]“行政执行力是指行政部门及其工作人员贯彻落实上级的战略决策、方针政策和工作部署的操作能力和实践能力,就是提高执行命令、完成任务、达到目标的能力”,执行力强弱是衡量一个行政工作人员职业素养高低的核心指标。好的执行者懂得如何以最少的劳力和时间投入,而产出最有价值的成果。逃脱出“努力工作,就会有收获”、“没功劳,也有苦劳”的常规思维,因为领导更看重的是结果,而不是过程。面对汇聚在一起各种工作,我们的大脑还未形成一个完全清晰、符合逻辑的工作步骤时,就忙于动手去处理,去解决,然而一味求快,并非执行力强的表现。[5]学会运用“从议题开始”的思维模式,先分析问题和任务本身,明确方向后再设立解决方案,从中选取最佳。执行过程中遇到的阻碍和每一步的进展情况,及时与领导沟通汇报,最终交出有价值的成果。
  2.2提高时间管理意识
  [6]“巴金森说在时间管理时说,你有多少时间完成工作,工作就会自动地变成需要那么多的时间才能完成。很多时候我们做事拖延,不是时间不够,而是没规定完成时间”。科学的管理工作时间,可以帮助我们改善工作效率,减轻工作压力。
  一是掌握短计划和长安排的工作方法,短计划指针对突发性或临时性的工作,制作月、周、日的计划表,并限定完成期限,保证自己随时清楚当前的工作目标。长安排是针对常规性、较明确、且工作量大的事务,要提前准备,将一项工作按时间段分解成若干部分,避免期限前集中突击。

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