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关于人力资源档案信息化管理研究

来源:论文联盟  作者:闰超 [字体: ]

关于人力资源档案信息化管理研究

  1 对企业而言人事档案管理工作的重要性 
  随着改革开放的不断深入和社会经济的全面发展,人事档案管理工作已经延伸到企业的各个方面,人事档案管理与人力资源建设形成的因果、依存和互动的不可分割关系。所以切实做好企业人事档案管理工作,对于进一步深化企业人事制度改革,加强队伍建设和推动企业全面发展具有重要意义。因此企业认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用,为现代企业人力资源管理和利用创造条件,提供相关人事数据和信息支持的重要依据,为企业人力资源的规范化管理奠定了基础。 
  2 人事档案管理工作存在的问题 
  2.1 人们档案意识淡薄 
  在市场经济的推动下,人们逐渐淡化了对人事档案重要性的认识。有的人认为,现在选用人才重在现实表现,不注重人才的经历和历史业绩,人事档案也就没有多大作用;还有的人认为人事档案工作是人事档案管理人员的事情,與己无关;这些情况表明,人们对人事档案工作的重要性认识不足,对人事档案不够重视。 
  2.2 人事档案管理机制滞后 
  目前的人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度,“计划”色彩浓厚。缺少应有的生机与活力,机制的滞后已不能适应工作发展的需要。另外,对离任审计、任前公示等材料应如何收集,收集时应注意哪些问题,在制度上没有明确,在实践中缺乏可操作性。 
  2.3 人事档案管理方法滞后 
  目前有的企业人事档案管理方法,仅局限于“看堆式”的管理。重管理,轻服务,方法烦锁,不易操作,反应较慢,现代化管理水平不高。档案方法的烦锁很大程度上是由于档案工作本身的烦锁所造成的,这就要求必须改进必要的档案材料清理出来,及时做好破损、缺页、不齐全材料的修复和收集工作,确保人事档案材料的安全于完整。并且要及时收集和补充档案材料。 
  3 改变人力资源档案管理现状的措施 
  3.1 科学规范的制度管理,提高档案工作效率 
  建立符合现代化档案管理工作的规则和制度是当前首要的改进工作,通过制定相应的工作管理制度和工作标准来规范档案管理程序,提高管理水平和工作质量[1]。一方面可以使管理人员提高工作积极性,增强工作的责任感,对管理工作的提高有一定的促进作用;另一方面,通过管理制度的规范执行,能够强化管理工作程序和实施环节,将档案的保存、信息资料的流转和管理的方法等予以规定和强化,能够防止过程不统一,程序不稳定带来的人力和物力的浪费。 
  3.2 信息化的档案管理,提升管理层次 
  人力资源档案管理落后的表现之一就是没有采取现代化的计算机信息管理,使管理效率低,管理质量差。因此,应采用信息化的管理模式改变这一落后现象,实现快速查找、分类清楚、节省空间等管理优势。形成有层次、有结构、有内容的网络信息管理,将纸质资料和电子音像档案相结合,实现全面、科学、高效的信息化档案管理。首先应增加管理资金,购置信息化管理所需要的软、硬件设施,增加新设备,如打印机、复印机、扫描仪、电脑等,满足工作的需要;其次,应制定档案管理信息化的执行策略,设立监督部门对全过程实行掌控。 
  3.3 提高档案管理人员的职业素质 
  档案管理工作人员的工作态度、工作能力和工作水平对档案管理的质量有很大的影响,因此,应设法提高档案管理工作人员的职业素质和水平[2]。针对不能熟练使用计算机进行网络文件传递和工作管理的人员,应加强岗位培训和培养;合理引进技术人才,提高档案管理的工作模式,保证先进的管理技术能够顺利实施。采用新技术和新方法,提高档案管理的工作效率,同时,加强管理人员的职业道德培养,提高档案管理人员的保密意识,保持档案记录的安全稳定。 
  总之,档案管理是人力资源部门日常工作管理中的重要内容,随着科技的进步和人力资源管理职能的增加,档案管理的服务性能应逐步发展,通过制度的完善、管理方法的提高和全员的共同努力,改进人力资源档案管理的工作效率,促进企业的人才流动和经济效益的增长。 
  4 人力资源管理的发展趋势 
  在新经济时代里,为了适应新经济对企业生存与发展的要求,人力资源管理正在发生一些新的变化,具体体现在以下几个方面。 
  4.1 建立新型员工关系,满足员工需求 
  企业人力资源管理实践的边界呈现日益模糊的状态。企业日趋重视的智力资本、知识积累、人力资源投资与管理等,也不再仅仅是人力资源管理部门的工作,它需要整个企业,包括高层管理者到一线员工的全方位关心。 
  4.2 吸引与留住优秀人才,帮助员工发展 
  在这个不断变化的、全球性的、需要技术的经营环境中,寻找、留住优秀人才是企业成功的关键,是企业具有竞争力的根本。对企业管理者素质与能力的要求变得越来越苛刻,很少有人能够胜任。有足

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够技能、视野和经验来经营全球企业的人才将炙手可热。那些擅长吸引、培养和留住人才的企业将是取得成功的企业。企业之间的竞争直接转变为人才的竞争,因此,企业需要吸引自己需要的优秀人才,又要设法留住企业内的优秀人才。 
  5 结束语 
  人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分,通过采取科学的管理方法、现代化的管理技术、合理的管理手段等积极有效的措施,加强人事档案在人力资源管理中的开发和应用具有重要的研究价值。 

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