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高校行政秘书队伍素质提升路径

来源:论文联盟  作者:陈礼明 [字体: ]

高校行政秘书队伍素质提升路径

1 高校行政秘书面临的矛盾
  1.1 工作任务重与薪酬待遇低之间的矛盾
  高校行政秘书的工作内容几乎涉及学校工作各个方面:不仅要从事学校性的文字工作,包括校内材料、对外材料的撰写、校内下达各种通知文件的撰写、各部门上报材料的校对整理等;上传下达,收发材料;学校会务等行政工作。高校行政秘书是公认的工作任务重、常常加班的职位。
  笔者曾经做过一项“高校行政秘书年薪收入调查”,通过发放问卷的形式随机调研100名高校行政秘书,调研结果发现,近70%的秘书年薪收入低于7万元,50%的高校行政秘书收入为3-5万,仅有1名秘书年薪达到9~11万,占比2.2%。据调查笔者所在学校的东莞地区其他单位薪酬水平:公务员纯工资年薪平均为12到15万,事业单位如初、高中教师纯工资年薪平均为10万,在高校,专任教师纯工资年收入可达15万。由此可见,在高校行政秘书队伍中,年薪达到公务员、事业单位人员的平均薪酬的仅占2%。
  薪酬虽然不是衡量一切的标准,但却是保证工作和生活的物质基础。高校行政秘书工作量与其薪酬之间没有很好地对应,也容易导致高校行政秘书工作的动力不足。
  1.2 工作压力大与发展空间小之间的矛盾
  行政秘书长期面临着非常大的工作压力,一方面,多数工作任务比较紧急,一般要求他们在紧张的工作时间内将各种繁琐或突发的事件处理好。另一方面,很多高校并没有为领导一对一地配备秘书,导致一位高校行政秘书同时要为多位校领导服务,并且不能出任何差错,这势必增加秘书的心理压力。
  在许多高校,行政秘书发展空间很不明朗,表现在:第一,很多高校行政秘书尚未纳入编制管理,大部分还属于聘任制,限制了他们的职务发展,他们在走行政这条道路上前途堪忧。第二,目前高校一般没有行政秘书的完整评价体系,聘用制的行政秘书在行政这条道路受阻后,只能通过评定职称等来提高待遇,而学校对于行政人员晋升到高级职称限制比较多,走科研职称这条道路也是颇为困难。即便可以评定职称,但高校行政秘书面临着繁重的工作任务和较大的工作压力,没有多余时间进行科研,也只能是为了评职称象征性地参加一下与工作内容不甚相关的教学科研活动,这进一步模糊了行政秘书的未来。
  笔者做了一项关于“高校行政秘书对自己的职业规划”的调查,通过发放问卷的形式抽样调查100名高校行政秘书,结果显示,约54.5%的行政秘书明确表示愿意转到院系教学岗位。这表明超过一半的高校行政秘书对自己的现状并不满意,对目前的行政之路并没有动力和期待,认为转教学岗才是出路。高校行政秘书在较大的工作压力下,却看不到发展方向,工作压力与发展空间之间的矛盾导致他们容易产生职业倦怠。
  1.3 综合素质要求高与业务素质水平不均之间的矛盾
  行政秘书日常事务包罗万象,不仅要处理好文书工作和各种繁琐事务性工作,还要作为领导的参谋者,成为领导的得力助手。这要求行政秘书拥有较扎实的公文写作基本功、较强的语言表达能力和组织管理能力、处理突发事件的应急能力、超常人的忍耐性和抗压性、迅速熟悉文件及反馈问题的能力等。
  目前,高校行政秘书队伍业务水平参差不齐,其原因可归结为几个方面:第一,从行政秘书来源构成来看,来源结构复杂。笔者做过一项关于“从事高校行政秘书工作岗位的途径”的调研,通过发放问卷的形式随机调研100名高校行政秘书,调研结果发现,高校行政秘书的来源的基本途径有三种,即留校学生、校内教师引荐、公开招聘。24%的行政秘书是随家属调入、熟人朋友推荐等途径进入高校,高校并未对其业务素质进行严格审核。57%的行政秘书通过招聘进入,高校在招聘行政秘书时,很少强调专业背本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理景,没有严格地限制专业,导致很多行政秘书并非科班出身,水平不一。第二,一般高校并没有针对新进行政秘书的成熟培养体系和较为专业的业务知识培训。新人往往需要通过几年的工作摸索才能熟练掌握相关工作内容,工作表现越突出的秘书得到的锻炼越多,也有秘书陷于繁琐事务中,加之领导不够重视,没有多余时间进行业务学习,导致高校行政秘书整体业务素质不均。

2 提升高校行政秘书队伍素质的路径
  2.1 重视思想道德修养和业务素质的提升
  学校办公室是代表学校形象的综合部门,行政秘书是十分重要的岗位,要时刻注意加强思想道德修养,做到思想上充分重视,保持积极心态,端正工作态度,保持高度的责任感和自信心。
  高校行政秘书更要注重业务素质的提升。很多高校并没有对行政秘书进行专业性强的业务培训,行政秘书需要充分发挥主观能动性,加班加点,提升自己的业务素质:可以通过研读各类秘书资料和文本,加强对业务知识和技能的学习;通过网络课程和向学校经验丰富的同事请教,提高自己的公文写作能力;抽时间多参加培训、多看书,完善工作方法,锻炼管理能力、组织、协调、执行和控制能力等。
  2.2 增强组织人文关怀
  行政秘书岗位的人员流动较频繁,若出现“人文关怀缺失”,学院就会缺乏向心力和凝聚力,效率就会低下。
  调查可知,75%高校秘书认为其所承担的工作对提升个人及学校的核心竞争力起到一半作用甚至没有作用,说明他们缺乏被认同感,行政秘书工作业绩难有较为科学的考核标准,难以得到认同。因此,高校要加强对行政秘书群体的人文关怀:第一,在充分地肯定和表扬行政秘书的工作成绩的基础上,要加强指导,创造条件,有计划、有目标地提升行政秘书的业务水平;要给行政秘书的职业规划创造发展机会。第二,重视并关心行政秘书的工作和生活,物质是生活的保障,适当提高高校行政秘书的经济收入,以增强其职业自豪感和工作满意度。第三,营造有利于行政秘书发展的良好舆论环境。一方面,招聘行政秘书时要严格选拔综合素质高、业务能力好的人员,从侧面提高行政秘书的威望。另一方面,多鼓励、多夸赞、在政策允许范围内给予他们适当奖励,让行政秘书感觉到付出是领导所认同的,领导是可以看到的。
  2.3 形成完善的考核评价系统
  据调查,一般高校还没有形成较为成熟的针对行政秘书的考核评价系统。第一,可制定较为完善的考核办法。如可以制定出工作完成效果和民主测评相结合的绩效考核制度,将行政秘书的工作内容量化为一项可以测度的指标。如:考核其工作完成的及时性、执行上级指示以及部门规章制度的状况;岗位职责的履行情况;是否有超工作量,超工作量予以适当奖励;通过民主测评其德、绩、勤、能的表现状况,相关部门对其管理和服务评价的满意度等。
  第二,建立针对行政秘书的奖励机制,对年度评比表现优秀的或已经考取秘书从业证等相关资格证的工作人员,可适当给予物质奖励、职务聘用优先等有效措施等,激发他们的工作积极性。

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