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探析高校教务秘书队伍的建设工作

来源:论文联盟  作者:郭亚丽 [字体: ]

探析高校教务秘书队伍的建设工作

教务秘书是从事高校教学管理的工作人员,详细定义为:教务秘书工作从属于学校教学管理部门和院系领导,受双重领导,直接参与教学活动的工作组织、安排,管理本院系的教学行政事务,贯彻执行院系的教学指导思想和具体指示,保证院系教学正常运行,围绕教学活动主体(教师和学生)做好管理、协调和服务工作[1]。因此,教务秘书是执行者、参谋、助手、服务员、管理者、协调联络人,具有多重角色。
  一、高校教务秘书队伍现状
  (一)目前教务秘书存在的问题
  目前教务秘书存在的问题主要是:队伍不稳定,岗位要求高。不少学校的教务秘书是刚毕业的大学生或者兼职、临时人员,变换极为频繁。这些临时、兼职人员素质参差不齐,既没有作为教务秘书应有的技能和责任心,也不知道什么时候该做什么、如何做。而这个工作恰恰是需要主动性和灵活性的。凡是教学的事都要主动去处理、不能靠等。因此,临时、兼职人员不仅难以胜任常规教学管理工作,还会造成教学管理的脱节、混乱,更不用说去思考、解决高校教学中的难点和热点问题。在学校中学习永远是第一位的,任何事情都是为教学服务的,在部分院系中可能有很多的学生,但是却只有—名教务秘书,因此教务秘书是高强度的工作岗位。每件事都有时间要求,有时候还要加班处理突发事情,本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理因此,在相当长的一段时间里不少高校教务秘书队伍很不稳定,真正愿意长期从事这项工作的人并不多。这对高校教学管理是非常不利的。
  (二)教务秘书工作职责
  教务秘书工作要涉及到组织与协调,教务秘书在学院主管教学的院领导和教务处长的领导下进行工作,同时还要协调本系领导、教师、学生之间的关系。如协调本系教师与学生、教师与教师、教师与领导之间的关系,如协调本系教师与外系教师,本系教师与外系学生之间的关系。具有协调上下、左右之间关系的作用。
  具体教育任务的执行者:作为系部教学秘书,更多的足与教务处下属的各个职能科室联系。如教材科、实训科、教学科。接受职能科室直接下达的命令后,教务秘书直接处理事情。例如四六级英语考试,从接到教务处的报名通知、学习文件、通知学生报名及缴费、报名信息确认签字、发准考证、培训监考老师、通知学生查成绩、发成绩单。一项任务的完成是很繁杂的。
  工作头绪多、任务重:教务工作者的工作很具体、很繁杂、任务重。常有的任务有:教学计划安排、人才培养方案编写、学生学籍管理、学生日常考勤、教师工作量统计、教师课表编排、教学评估材料准备、教学检查、数据平台采集、教研论文统计、学生补考、四六级考试。所有的工作都要求严格,比如一次考试,从通知考试、教师出卷、制卷、分装卷、考场与监考教师安排、成绩管理、试卷管理等一系列工作,有很多工序。任何一个环节的拖后,都将影响整个工作进度与任务的完成。为了按时完成任务,教务秘书不得不加班加点,白天不能完成,晚上必须加班。而有的老师,对这个工作并不理解,缺乏全局观念,只看到教务秘书经过大量工作以后的结果,殊不知为了这个结果,教务秘书要付出很多辛劳[2]。
  二、高校教务秘书队伍建设的对策
  (一)按需设岗、合理调配
  根据岗位设置要求,按工作内容和工作量,在人员数量等方面进行合理配置,改善教务秘书队伍的知识结构,提高专业水平,使他们成为一支素质合格、结构合理的队伍。随着大学门槛的降低,大学的师生比压力越来越大,系部教务秘书成为了教务处的二传手。工作量也越来越大。但是教务人员并没有随着学生数量的增加而增加。有条件的学校可以安排2名教务秘书。相互配合,协调工作。没有条件的可以安排辅导员、实验员、专任教师兼职协助系部教务秘书,或者可以安排勤工助学的学生帮帮忙,有些跑跑腿的工作可以交给学生,归档的材料交给学生去做。既安排好了工作又让学生得到了锻炼。所以必须科学地安排好人员,合理配置人员,才能使在有限资源下,使得教学工作有所突破。
  (二)努力提高自身素质
  为了适应繁杂的教务工作,教务秘书必须不断学习、不断创新,提高自身素质。秘书工作是一项有自己规律和规范的工作,不学无术、腹中空空是无法胜任这项工作的。此外,还要了解高等教育学、高等管理学心理学方面的知识,懂得高等教育管理的规律和方法。教学秘书必须是工作认真负责、头脑清醒、动手能力强的人。熟悉自己所在系部的专业设置、课程划、课程设置、实验、实训环节。对各专业的课程开设、教学计划、教学大纲要非常熟悉。努力提高自己的计算机水平,熟练运用办公软件。对教务系统各个模块牢记在心。目前,高等学校工作遇到的难点问题很多,许多重大的理论与实践问题需要我们去认真研究和思考,作为一个教学管理者,要自觉研究教育教学规律,把握教学改革的方向,认真学习高等学校教育管理知识,及时解决教学工作中出现的新问题,提高自己解决问题的能力。要善于总结,做事细心。这样才能不断改进工作方法,保证教学秩序有序地进行,更好地发挥其在教学管理中的作用[3]。
  总 结
  教务秘书在工作中要不断创新,准备工作要提前做好。要不断学习新的知识,熟悉各个岗位的工作要求,善于总结归纳。提高自身素质和教务管理水平,提高工作效率,推进高等学校教学管理水平不断发展

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