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秘书的职业素养浅析

来源:论文联盟  作者: [字体: ]
秘书职业素养浅析
摘要
秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位,秘书人员自身职业素质修养直接影响着所在单位的质量与效率。在科学技术日新月异的21世纪,人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置以及知识的生产、分配,使用或消费为最主要特征的经济时代,即知识经济时代。随着我国经济的不断发展,21世纪需要的是实用型、技能型、复合型的高素质的综合性秘书人才。本文主要论述了秘书应具备的以下几种职业素养,即:心理素养、才干素养、职业能力素养。以及秘书培养自身职业素养的几方面途径,即:严谨细致,办事稳当;平衡心理,控制情绪;积累经验,灵活办事;协调好人际关系;完善自身性格,终身学习。
关键词:秘书  心理素养  才干素养  职业能力  重要性
引言:
秘书的职业素养是指秘书工作者个人在政治、知识、技能、品格以及作风等方面经过锻炼与学习所达到的水平和境界。恩格斯说过:“每一个阶段,甚至每一个行业都各有各的素养。”素养是一种社会意识形态,是人们调整自身和相互关系意识的行为准则。职业素养是同人们的职业活动相联系,具有自身职业特征的道德准则和规范。21世纪的今天,随着社会经济的不断发展,为适应社会的需要,减少秘书在工作上的认识错位,我国有关专家对秘书的职业素养作了相关研究。其中,赵中利在《现代秘书心理学》中对秘书工作活动的心理学问题进行了较为细致的分析与探讨,借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果,讨论了秘书人员加强自身心理修养,提高心理素质,保证心理健康的重要性。岳凯华在《秘书学》中也对秘书的职业道德和能力以及秘书职业素质的培养进行了具体阐述。另外,西方国家也特别重视对秘书职业素养的培养,其中,《秘书》杂志为国际秘书领域主要刊物,其内容主要是交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态以及新技术;《职业秘书道德准则》一书建立和传播了秘书职业行为标准,体现了秘书的职业道德观念。
一.相关理论概述
(一)秘书的概念:
秘书概念是秘书实践的产物,也是研究者科学抽象的结果。也就是说,秘书概念的形成,是一个不断实践和不断认识的过程。对于秘书的概念,历来是众说纷纭。为此,秘书有狭义秘书和广义秘书之分。
“狭义的秘书,是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。通常是指文字秘书、领导者的机要秘书、个人秘书以及经常参与政务活动的秘书人员。广义的秘书,是指在领导者身边或中枢机构工作,以办文、办会和承办领导者交办之事为最主要辅助任务的专门人员,我们统称为秘书人员。” 在我看来,往大了讲,秘书就是领导者的助手。详细来说,就是为领导者处理日常文书信息和提供事物服务。
如今,21世纪的今天,我国劳动和社会保障部颁发的《秘书国家职业标准》规定:“秘书是专门从事办公室程序性工作,协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”为此,本文研究的是广义上的秘书。秘书工作更多的是与人接触的工作,人的思想以及情感都是复杂难懂的,秘书人员只有掌握一定的职业素养,才能更好的处理人与人、人与事以及事与事之间凌乱复杂的关系,才能提高工作的质量与效率,从而得到领导者以及他人的认可。
秘书是一种职务,也是一种职称,秘书工作看似简单,其实需要工作者有很强的综合素质。秘书工作是一项综合服务的辅助性管理工作,不仅需要秘书人员端正思想,立足本职,准确定位,还需要其掌握丰富的科学文化知识,熟练掌握并运用各项秘书技能技巧,更重要的是要懂得一系列工作方法和拥有一系列的基本职业素养。
(二) 职业素养的定义:
职业素养是指具备与各种类型的上司和谐相处,办事细致、处事谨慎、具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久、具备较高的心里承受能力和保密意识,是一定行业的从业人员在本职工作中所应具有的职业品质,是担负一定社会职责和义务的职员应当具有的行业特色的职业素质。
二.秘书应具有的基本职业素养
(一)心里素养
在当今社会条件下,随着社会经济的不断发展,为适应社会的需求,高校文秘教育与社会文秘教育应在秘书职业品质等方面进行综合教育,减少秘书在工作上的认识错位。赵中利在《现代秘书心理学》中对秘书工作活动中本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理的心理学问题进行了较为细致的分析与探讨,借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果,讨论了秘书人员加强自身心理修养,提高心理素质,保证心理健康等方面的问题,并提出了许多新的见解。
21世纪的现代社会,市场经济越来越显示出它的巨大作用,人类社会经济活动的各个领域都充满了竞争,尤为企业更甚。因此,秘书人员应具备良好的心里素质,因为良好的心里素质是确保秘书在各种环境中都能够保持一种良好的心里效应状态,是能够随环境变化而及时调节心理结构,对社会作出积极的反应,达到同外界的平衡,从而达到符合当今社会需要的健全的秘书人格。
在《时尚女魔头》中,刚刚大学毕业的安德里亚通过考试,进入挤满时尚杂志社的伊莱亚斯大楼,开始为这本美国销量最大,最有声望的《天桥》服务。她是主编米兰达的初级助理,不过,帮助这个时尚界最有影响力的女人完成日常事务,看她编辑杂志,会见作家和模特到底意味着什么呢?米兰达是魔鬼一般的女人——她穿零号一线时装,吃熏肉,冰淇淋加喝星巴克却从不发胖,每天看九种报纸和七种杂志,嗜好爱马仕纱巾,永远弄不清自己助理的名字。《时尚女魔头》中有个细节,安德里亚下班后在家里帮米兰达的孩子写作业。按理说,这不是她工作的范围,何况是在下班后,但她还是做了。这算什么,这算是对米兰达的无偿服务吗?还有,米兰达让安德里亚去买《哈利波特》给她的孩子们看,而且需要的是未出版的手稿,找不到安德里亚就要走人。这些和工作其实都没有太大的关系。可是你的领导让你做了,不做就没有工作,你能不做?诸如此类的事情还有很多,尽管如此,安德里亚还是能够每时每刻都保持乐观而稳定的情绪,在工作中充满活力。米兰达一会儿让她停车,一会儿让她订机票,一会儿让她订酒店,一会儿让她去接宠物,一会儿又让她去给她买各种需要的东西等等。而且,更不可思议的是,我们来看看米兰达是怎么安排工作的吧,短短炮弹式的几句话包含了多少事情。她从来不会把任何事情给自己的助理交代清楚,就像她让安德里亚去给她接宠物一样,米兰达根本没有交代麦德琳只是一只法国牛头犬,因此才会让安德里亚以为那是一个人。面对这样的上司,安德里亚任何时候都紧张焦虑。但尽管如此,安德里亚还是始终保持着积极乐观的心情,她总是能够很好的找到控制自己情绪的方法。就像她在文中说:“我决定从现在起凡事要往好处想,也许米兰达会在我回来之前死掉。也许,只是也许,她会被什么奇怪的东西绊倒,然后我们就此从悲惨中解脱。”这些无不需要秘书人员具备良好的心理素质。
对于秘书人员来说,秘书工作头绪繁多,需要联系各方面的事务,工作量极大,常常加班加点,超负荷运转,因此,这很容易引起人身体和心理上的疲惫,造成心里失调。为此,秘书人员要具有一定的心里承受力,万不可有半点自卑心理,要充满自信,能够吃苦耐劳,任劳任怨,甘当无名英雄。总之,要做好秘书,首先要保证在如此繁杂的事情中有清晰的思路,什么事情要先做,什么事情要做到什么程度才行,这些都是需要在工作中不断学习的。
秘书处在一个涉及上下、左右、内外等各种人际关系的网络中,如果能够正确地处理这些关系,就会心情舒畅,干劲倍增,提高工作效率;反之,如果人际关系紧张,相互猜忌和怀疑,就会产生摩擦和内耗,引起心里冷漠,从而影响秘书工作的开展。
被誉为中国“职业秘书”培训第一人的谭一平在接受《秘书》杂志记者专访的时候,记者问到:“您似乎很看重秘书的性格?”谭一平回答:“是的,性格开朗是我选择秘书的必备条件。如果一个人性格开朗的话,那她就能给被钢筋和水泥包围的办公室带来勃勃生机,与此同时,也能够说明她具有一定的交际和沟通能力。”另外,谭一平在接受这次《秘书》杂志记者专访中还对“为人稳重”作了详细解释。他说:“为人稳重就是成熟,也就是说她至少是一个已经具备了自我管理能力了的社会公民。为人稳重表现在这么几个方面:一是办事不是毛手毛脚,今天这里给你把文件打一串错别字,明天那里把客户的电话号码少记一位数;二是口紧,看见的当作没有看见,不该说的绝对不说;三是不耍小孩子脾气,有点小事就跟人家急眼,甚至置气,狐假虎威。”也就是说秘书人员要善于自我克制,提高自身情感修养的自觉性,掌握自我调节本领,通过意志努力,抵制和战胜不良情感,凡事要以秘书活动的需要为目的,不能得意忘形,也不能忧郁悲伤。
在秘书活动中,不同气质类型的秘书具有不同的特征,总之,秘书人员要具备坚强与豁达的个性素质,要具有正确的人生态度,这样才能心有所恃,情有所依,经受得住种种失意和挫折,始终保持一种良好的精神状态。由此可见,性格品质是秘书的主导心里品质,它制约甚至支配着其他一些心理品质,也是秘书各项心里素质的核心。
(二)才干素养
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