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浅议西部高校档案管理信息化建设工作

来源:论文联盟  作者:龙婉仪 [字体: ]

浅议西部高校档案管理信息化建设工作

2013年被视为“大数据元年”,大数据热潮席卷全球,我国为抢夺新一轮科技竞争制高点,大力发展大数据产业,与此同时中办、国办于2014年发布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确指出数字档案馆建设列入信息化建设整体规划,以此为契机是大力发展档案信息化建设的良机,本文审视西部地区高校档案管理信息化建设工作,希望抛砖引玉能对西部高校档案信息化建设工作提供一定的借鉴作用。
  一、当前西部高校档案管理信息化建设的现状
  (一)档案管理观念陈旧,信息化水平低
  在大数据背景下,进入数字化时代,高校档案管理也需顺应时代摈除陈旧观念,把信息化价值观念引入高校档案管理。西部地区高校大部分没有设立自己的档案馆,还是沿袭传统的模式作为档案科室挂靠在其他部门,这一现状也正逐步得到改变,在新形势下档案管理者包括校级分管领导、部门领导对档案管理信息化的必要性缺乏一定的了解和认识,很少将将档案管理信息化建设提上议事日程。档案管理人员观念守旧、缺乏信息化意识、管理手段的单一,档案资料的提供、利用等任以传统的纸质媒介为主,导致获取和传递档案信息的途径单一、管理效率低下,无法去深度挖掘档案资源的价值。
  (二)档案信息化管理缺乏资金和设备投入
  西部高校财政本身的有限,经费投入基本侧重放在学科专业建设、科研和教学基础设施,对于档案基础设施建设投入较少,而实施档案管理信息化建设须资金投入,档案信息化所需的仅高性能扫描仪和服务器就数十万元,西部高校档案馆每年经费投入仅维持日常业务,要进行档案管理信息化建设难度较大。目前部分西部高校档案还是以传统手工操作为主,没有专门的档案管理系统,或者刚刚建立档案数据库,但是容量小,数据单一并且少,要达到档案管理信息化任重道远。
  (三)档案管理队伍整体素质低,专业程度低
  西部高校档案管理工作中工作人员普遍存在年龄偏大、学历较低、人员少的问题,且分工不明确一个人员身兼多岗,总揽管理档案、办公室业务、技术支持、保密室等多岗职责。老员工沿用传统模式很难吸收新技术,中青年档案人员严重缺乏,大多数新进人员没有受过专门档案管理专业培训,发展空间受限,受重视程度低导致人员流动大,出现档案管理人员断层现象。同时,西部高校档案管理人员与东部发达地区交流少,缺乏见识与经验借鉴,整个工作模式沉闷呆板没有活力缺乏创新氛围,严重阻碍西部高校档案事业的发展。
  二、西部高校档案管理信息化建设的措施
  (一)全面认识并重视档案管理信息化
  档案实施信息化管理可以提高工作效率,突破传统档案的保管和利用职能局限性,把档案信息采集、管理纳入信息化建设中,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,从而提升档案服务质量。档案管理普遍利用现代信息技术,在此基础上建立档案信息化,通过网络技术提供档案资源利用以及有效管理,从而实现档案资源共享,促使档案服务高效快捷。档案涉及到安全性和保密性等诸多资源,因此务必强化安全保密意识,建立具有针对性的防火墙等技术加强网络安全管理。
  档案工作不仅仅是单纯的收集、保管、提供查询服务,更重要的目的是充分利用和挖掘有价值档案资源,采用先进的管理信息系统有序管理可以提高使用率,在档案管理实施信息化进程中也是一项必备的准备工作。高校日常工作中产生大量的档案数据,如办公自动化(OA系统),学校网站、学校内部各种管理系统等等,因此迫切需要档案采集工作随之信息化才能适应当下实际需求,高校实施档案信息化更好的管理资源。
  (二)加大档案管理信息化建设资金投入及其基础设施投入
  近几年来国家对西部地区教育越发重视,逐年增加教育经费投入,西部各地区高校教育软件和硬件都得到很大提高,同时学校应把档案工作纳入学校整体规划中,确保信息化建设得到重视以及资金保障,档案馆(室)领导需积极向学校翻译档案信息化的重要性争取学校重视。档案作为高校的重要组成部分,再则当下大数据背景下各项工作都离不开数据,借此机会争取资金投入改善档案库房、增添现代化计算机设备等档案工作的硬件条件,把档案工作提高到与时俱进的新高度。全面实施档案管理信息化工作硬件设施资金耗费较大,可以根据学校实际情况循序渐进的进行更新建设硬件基础设施,逐年分布引进基础设施,首先采购更换新机器高配置的服务器,旧机器低配置为终端,通过有限的资金逐年合理分配使用发挥最大的效益。
  (三)加强档案人才队伍建设
  档案人才是高校档案发展的源动力,是档案信息化建设的主力军,档案人员的质量素质决定了档案信息化质量进程,打造一支高素质高精尖的档案人才队伍是高校档案信息化必不可少的现实基础。当前档案部门由于历史原因人才紧缺,为了适应信息化发展的需求,务必加强档案部门的人才储备,特别要积极引进档案专业和计算机信息系统等方面的人才。当下进入信息时代,科技创新更新日新月异,档案工作也需紧跟时代脚步,向更深层次的信息领域突破。引进新进的档案工作人员,进行全面的档案专业方面的培训,着重加强计算机信息技术、信息管理和系统、网络媒体等方面的知识技术本文由论文联盟http://www.LWlM.COm收集整理培训。与时俱进接受相关领域的再继续教育培训,时刻保持档案发展的前瞻性眼光,恪守档案工作特殊性的工作纪律,遵守《档案法》严守党和国家机密,全面提升自身职业素养,确保档案管理信息化建设快速发展。
  (四)加强档案信息化法制建设
  档案管理信息化工作有序有效进行需要一个标准规范的体系保障,现在档案信息化工作越发受到国家有关部门的重视和关注,相关配套的法律法规正逐步健全和完善,西部各高校应根据国家已经出台的相关法律法规和标准,结合自己实际情况制定出适应自己的一整套完整的体系,推进西部地区高校档案管理信息化建设,从而为档案利用者提供高效优质的服务。

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