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党政机关公文“机关代字”编写规范化建设探析

来源:论文联盟  作者:张松祥 [字体: ]

党政机关公文“机关代字”编写规范化建设探析

2012年《党政机关公文处理工作条例》规定,党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成,学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1],也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点,还只是停留在本体讨论,即“机关代字是什么”的阶段,没有对其具体编写规范即“怎么办”提出明确意见。基于此,笔者针对当下党政机关公文机关代字编写随意、混乱等弊端,就其编写原则、涵括要素的编写规范,以及今后的规范化建设陈述陋见,抛砖引玉,以求教方家。
  1 党政机关公文机关代字编写原则
  要阐释党政机关公文机关代字的编写原则,不能不探讨发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度,真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定:“本令所揭各项令状,各依年月日先后编号,每一年更易一次,自第一号起至何号止,于政府公报公布之”。由此可见,发文字号的原初意义在于防伪与统计,对机关代字编写并不十分重视。北洋政府时期,形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如“某机关训令第某号”“某机关饬令第某号”等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中,在规定稿面格式时开始使用“来文字号”“去文字号”的称呼[3]。由此可以推断,从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计,更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸环节的指称。中华人民共和国成立后,1957年《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中,提出公文编号目的在于“便于公文的检查和处理”,能够“反映公文的认办单位”“给予收文和发文的分类登记工作以方便”[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理功能进行比较全面而权威的解释。
  在公文拟写方面,发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时,通常都要在其标题后面括注其发文字号,以增强区分性和权威性。在公文办理方面,如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时,建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定“应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号”,以标示主件与其领属关系。在档案管理方面,国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定,档案尤其是文书档案卷内目录编写时,发文字号是要素之一。不仅如此,现代档案管理技术发展之后,在编制电子档案文件目录时,发文字号也是要件之一。从上述党政机关公文发文字号的历史传承与功能演化可以看出,党政机关公文发文字号中的机关代字编写必须坚持如下原则:
  1.1 区分性。所谓区分性就是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说,其应该成为公文的“身份标识”,不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局,发文代字如果都缩写成“×省监”,那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上,《河南省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《河南省食品药品监管局关于加强春节期间食品安全管理的通知》两个文件,可能会因发文年份相同、顺序号相同,发文字号就完全相同,这就失去了不同公文的区分性。再如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文,如果是江苏省政府发的,机关代字标识为“苏政发”;如果是浙江省政府发的,机关代字标识为“浙政发”。虽然两篇公文标题的主体内容相同,但由于机关代字不同,即使同时引用、称述,人们也能一眼看出它们在发文机关上的区别,这就是机关代字的区分性在发挥作用。
  1.2 通用性。所谓通用性,就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可,成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义:首先,机关代字的编写规则必须尊重历史传统、符合约定俗成或遵守已有规定。如在既往成例中,“中”往往指代“中共中央”,“国”往往指代“国务院”,这就是约定俗成。再如河南省简称“豫”,安徽省简称“皖”,这既是长期历史传承的结果,同时也得到国家机关的权威认可并写入国民地理教科书中的,其称呼不容随意更改。其次是指基本规则确定之后,从中央到地方,从党政机关到一般单位,都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况,甲政府编写的机关代字是“×政发”,而乙政府编写的机关代字又变成“×府发”,同为行政机关,一个简为“政”,另一个简为“府”,这显然是编写规则出了问题,当然也从一个方面更加看出机关代字编写通用性的极度重要。
  1.3 简洁性。有的机关为了追求机关代字的区分性,机关代字有八九甚至十几个之多。如笔者所在学校行政发文的机关代字是“通师高专校”,这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长,给公文的登记、引用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便,使人一望发怵。机关代字虚长,往往是犯了“该省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后,生怕机关的简称、性质、类别说不清楚,编写时大费笔墨。后者往往是过于放大机关代字的功能,什么菜都往机关代字这个篮子里装。如某省国有资产监督委员会文件《关于加强防汛工作的紧急通知》的机关代字编写为“×(该省的简称)国资考核字”,该机关代字除“国资”二字还可进一步简化外,“考核”二字本身与公文主题毫无关系,纯属画蛇添足之举。建国初期有的机关甚至把签发人的名字也嵌入其中,那就显得更不严肃。如何做到简洁?主要有两条:一是组成要素不宜太多。目前公文实践样例中已经包含机关简字和文件格式简字两个要素,笔者认为仍有简化的可能(下文还要专述)。二是各个要素简字要做到字字珠玑,言简意丰,力求以少胜多。

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