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公文Word排版的基本要求分析

来源:论文联盟  作者:徐健 [字体: ]

公文Word排版的基本要求分析

Word排版具有简单易学、智能化程度较高、操作界面友好的优势,在多数文件排版中均有运用。Word能够减少排版错误,降低排版的工作难度与强度,实现编排校一体化。同时文档转化也相对容易,在期刊排版中也有应用。本文以作者多年的公文排版经验分析了公文Word排版的基本要求。
  1 公文内容与板式分析
  公文是社会团体、党政机关以及政府部门的事务性文书材料,应用于多种公务活动中,其内容多为文字,含有很少的表格。公文的的排版相对简单快捷,但是公文所要求的格式非常严格。通常情况下,公文没有封面,首页上的文头替代了封面的作用。公文板式的特有特征就是文头与文尾。由于各种文件都有相对固定的格式,因此同类文件中的格式是固定的。公文的板式一般分为三个部分,文头、正文以及文尾。文头中包括了版头、文件的保密等级、文头线、发文字号;正文主要有标题、行文日期、发文机关、附件及正文内容、主送机关范围和名称等;文尾有印数、日期、引发机构、抄送机关、发送范围、主题词等。
  2 公文Word排版的基本要求分析
  公文的排版要求非常严格,在国家行政机关公文格式文件中有明确且详细的规定。公文的纸张、规格、装订要求、印制要求、要素顺序、页码、标识规则、表格以及特定格式均有严格的固定。各级行政机关必须按照国家公文标准来执行,排版人员需要熟悉计算机排版的相关技术,避免公文排版中出现任何细小问题本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理。公文Word排版中,文头线、版头是根据固定的格式进行印制,其余内容还有一定要求。
  2.1 字号、字距要求
  发文字号采用四号仿宋;保密等级采用三号黑体;签发人的名字使用四号楷体;公文文件的标题一般用二号宋体,若字数比较多可以使用小二宋体;公文正文中采用三号仿宋字体。一级标题用黑体;二级标题使用加粗楷体;三级标题用加粗仿宋。“主题词”这三个字使用三号黑体字;主题词内容使用三号加粗宋体,;印发日期和机关名称使用四号仿宋体;“共印#份”使用放五号仿宋体。此外,公文文件通常采用单倍行距,必要时也可以按照内容进行调整,最低是26磅。
  2.2 数字的使用要求
  公文Word排版中的数字的使用要求:惯用语、词组、词语、部分序数、缩略语、词素数字等使用汉字,其他通常运用阿拉伯数字。成文的日期一般使用阿拉伯数字;公文正文结构序数中,第一层应使用“一”;第二层应使用“(一)”;第三层数字应使用“1.”;第四层数字应使用“(1)”。公文中的数字应该前后相一致,其中序号最好不用自动序号,而应手动输入,防止影响删改。
  2.3 标点的使用要求
  根据标点符号用法,标点符号一般不应用于文件标题当中。公文正文中的标题,若独段存在,在段尾也不使用冒号和句号等。附件的标题中也尽量不使用标点。
  2.4 页码也页边距
  公文中的页码应该使用四号阿拉伯数字,标注在页脚外侧或者页脚中间。同时,页边距也有严格要求。上下页边距分别是37 mm±1 mm和35 mm±1 mm;左右白边订口分别为28 mm±1 mm和26 mm±1 mm。
  2.5 公文排印与装订要求
  公文中的汉字采用的是横排方式,从左至右排列。公文用纸使用的是规格为长297 mm、宽为210 mm的国际标准A4纸,左侧装订。
  3 公文Word排版中的其他要求
  公文与一般性文字材料一样,在每段的首行应该空出两格,特殊板式除外。行首不应该排列标点符号,如分号、句号、逗号等,避免出现顶头点。公文中也不能排用后半个括号、引号或者书名号等;同时在行末页不应该排前半个括号、引号和书名号。年份、数字转行时、连点、整个数字均不能采用分开拆排的方式。
  若公文正文中含有表格,表格规格与风格都应该和公文相匹配。表格通常采用居中排的方式进行,若表格太长可以在停顿的地方转行。转行的文字居中,不加标点;换页接排的时候,应该重新加标题,还应标出“续表”字样。
  4 结 语
  随着办公自动化的深入应用,公文Word排版更加方便快捷,文字以及表格能够按照用户要求进行自由排列、变窄、缩小、加宽、放大、倾斜等处理,排版效率得到很大提高,也增加了排版的灵活性。不同文件有不同的排版要求,一般性文件的排版要求相对宽松,而公文排版比较严格,排版人员应该熟悉并掌握公文的排版要求,避免公文出现排版问题。

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