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浅析会计电算化中“记账”与“反记账”功能的运用

来源:论文联盟  作者: 曾萍 [字体: ]

浅析会计电算化中“记账”与“反记账”功能的运用

一个以计算机为载体的当代电子技术和信息技术为处理工具的会计电算化系统,就是以各个功能模块组合工作方式代替人工自动完成账务处理工作。
  一、 “记账”与“反记账”功能的可行性和必要性
  1.“记账”与“反记账”功能的可行性
  记账也称为登账,是将所做的凭证记录到具体的相关账簿中去的过程。在手工方式下,记账是由会计人员根据已审核的记账凭证,以及所附有的原始凭证进行逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账的过程。在电算化条件方式下,记账是由记账权限的操作员发出记账指令,由计算机按照预先设计的记账程序,自动地进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等的过程。记账凭证审核,并由出纳签字后,即可以进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。正确采用记账向导方式,使记账过程更加明确,记账工作由计算机自动进行数据处理,不用人工干预。
  反记账是将本月已经登记入账的记账凭证有错误予以取消、予以更正的方式,利用“恢复记账前状态”功能,将本月已记账的凭证恢复到记账前的状态,进行修改、审核后再进行记账,它是记账的逆操作。
  2. “记账”与“反记账”功能的必要性
  在记账过程中,需要正确选择记账范围。如果是第一次记账时,若期初余额试算不平衡,系统提示将不能记账;上月未结账,本月不能记账;没有审核的凭证将不能记账,应该满足记账范围应小于或等于已审核范围;作废凭证不需要审核,可直接记账。记账是由电脑自动进行的,一旦断电或其他原因造成中断后,会计人员将无法了解到电脑到底已经登记了多少张凭证,因此,系统将自动调用“恢复记账前状态”功能恢复数据,然后需重新执行记账命令。
  企业发生的经济业务,经过制单、审核、记账操作之后,应形成了正式的会计账簿。如果账证数据信息混乱、不符。存在已记账的错误凭证,不仅影响会计信息使用,而且影响会计工作效率。如果有“反记账”功能,就可以把错误凭证全部更正后再重新记账。这时,账簿中的错误信息就可以大大减少,使账簿信息更真实,数据更准确。当计算机意外断电、病毒侵袭等导致记账过程意外中断时,会计人员便无从下手。为了防止数据丢失,可以进行“反记账”操作,恢复到可控制阶段。
  《会计核算软件基本功能规范》中规定,会计软件应当提供不可逆的记账功能,确保对同类已记账凭证的边续编号,不得提供对已记账凭证的删除和插入功能,不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。因此,需要恢复到“最近状态”就需对不确定的数据处理进行“反记账”。
  二、 “记账”与“反记账”功能的应用分析
  计算机内凭证数据的编辑是以是否结账为标准,而不是以是否记账为标准。这是因为,电子记账异常迅速,只要没有结账,编辑当月已记账的凭证数据后,可以重新记一次账,刷新当前会计期中数据表的电子账记录,使账证相符。另一方面,记账是结账的前期工作,已结账的机内凭证数据肯定已记账,只要尚未结账,就属于当前会计期,这样的计算机内凭证数据,都可以进行修改。
  大量的错误凭证被登记入账后会导致账证不符,这种情况在企业试运行期间非常容易发生。如果没有反记账功能,则影响会计信息的使用。从企业内部控制制度来看,则违背了内部控制制度的目标,不能保证处理的经济内容及有关数据符合有关规章制度的合法性;不能保证处理的经济内容及有关数据有利于提高经济效益和工作效率的合理性。如果有“反记账”功能,就可以先取消记账,把错误的凭证全部更正后再重新登记入账。这样才能保证数据处理及时,为管理提供信息。
  三、 运用“记账”与“反记账”功能的限制条件
  财政部颁布的《会计电算化管理办法》规定,采用电子计算机替代手工记账的单位,应当使用的会计软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。
  在所有会计软件中,记账都是必备功能。计算机记账是将未记账凭证的数据转入到账簿数据库中去。因此,“记账”的操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人,记账人员应对账簿的正确性负完全责任。现有会计软件的解决方案是在记账报告中会显示未记账凭证,未审核凭证、未出纳签字等。例如记账凭证中有些凭证没有审核或未经出纳签字,属于不能记账的凭证,可根据操作提示注意修改后,直到确认无误后再记账。
  反记账是记账的一种特殊形式,它只有在特殊情况下才能使用。反记账的恢复方式有恢复最近一次记账前状态和月初状态。从本质上讲,它也是对错账的一种更正行为。为了保证记账操作的严肃性,避免滥用反记账功能,操作者必须同时得到系统管理员授权才能实施反记账。
  同时,记账只能在结账前进行。一旦结账,就意味着已经没有经济业务需要处理,不允许再输入本期的记账凭证,也不允许再对本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理本期经济业务进行“记账”和“反记账”。同时记账在选择记账范围时,可输入连续编号范围,也可输入不连续编号,是按记账范围中的凭证号或日期逆序连续进行的,而反记账的范围是以账簿数据库的最后一条记录或者说是最后一张已记账凭证为起点,来确定反记账的记录数,而不能允许从账簿数据库中间任意抽取几条记录作为反记账的范围。
  然而,“反记账”功能更容易发现具体工作中的失误,能正确评价会计工作人员的工作质量。同时,为了提高企业的工作质量,提高企业财务会计经营管理及时提供准确的信息资料起到一定的鞭策作用。

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