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关于现代档案管理模式的几点思考

来源:论文联盟  作者:张佳一 [字体: ]

关于现代档案管理模式的几点思考

引言
  传统的档案管理制度以现代管理模式的角度来看存在很多的局限性,信息时代的来临也使得各单位和企业对于信息更新和维护,乃至保存管理的各方面工作都提出了更高的要求,档案管理的能力水平就必须要与企业的发展情况相适应和匹配,否则就出现很多的工作漏洞,延缓企业的发展步伐,因此要切实提升档案管理的能力,采取优化策略进一步加强档案管理的力度。
  1 建立档案信息甄别体系提升档案管理质量
  在以往建立档案时没有对各型信息种类进行仔细和科学合理的甄别,以便分开保存,这样就能够在日后的查询调阅中获得更大的便捷性,而随着当前信息时代的快速发展,信息更新速度越来越快,信息量越来越大,传统的档案信息搜集和整理的相关制度已经无法满足这个快速发展的时代和企业进步的步伐,尤其在信息甄别工作中缺乏有效的 分辨信息和数据的能力和完善的管理机制,使得信息的实用价值大打折扣,也不方便进行调阅和查阅。因此,现代社会的档案管理中一定要建立起完善和健全的信息甄别体系,不仅是为了将各类信息汇总分组分别保管,便于查阅,而且也是为了甄别信息的价值大小和实用性,信息量的增多,但是真正能够体现出实用价值的信息,则需要在海量的信息数据中高效的分辨出来,并及时搜集和整理,建立相应归类的档案文件,才能确保信息的时效性和最大程度上发挥其实用性。针对目前信息甄别工作中出现的缺陷和不足,要积极查找漏洞所在,分析本文由论文联盟http://www.LWlM.COm收集整理和研究可以弥补这些漏洞的有效策略,要大胆进行体制上的改革和创新,加速信息搜集、整理和甄别的工作效率和质量。
  2 强化档案信息管理力度
  信息处理系统和软件的功能性极为强大,这也使得各部门和企事业单位积极建立自己的档案信息处理系统,希望通过信息化技术的应用与现阶段的档案管理工作有机的结合在一起,进一步的提升管理工作的水平,管理力度也能够更上一层楼。信息技术以及相关控制系统的建立并非一朝一夕之功,需要企业不断的进行投入,并进行适当的升级和更新处理,对于档案信息化建设来说,它可以促进档案管理工作观念以及工作模式的转型和变革,完善以信息化技术为基础的管理制度,在提高信息化水平的同时,企业的管理层也要注重适时调整管理策略,以适应信息化技术的融合与深入发展,将各项管理制度和措施围绕信息化建设不断进行完善和强化,积极落实并执行各项管理措施,积极开拓信息获取的渠道和方式,更为注重信息数据的准确性和全面性,利用信息化技术提高获取信息的速度,提升信息甄别的速度,划定符合企业发展所需信息整理和建档的相关标准和规范,进一步明确以信息化技术为主导的管理模式,在制度上强化工作原则的科学性与合理性。
  3 提升档案管理人员的业务能力
  促进档案管理现代化建设,除了要满足档案信息化的需求之外,还要提升档案管理人员业务能力,要对档案管理人员进行专业培训,组织多种培训活动,来提升档案管理人员的管理意识,能够让档案管理人员学会用专业方法对信息化档案管理体系进行有效的操作,能够通过计算机系统对各种档案信息进行分类和归档,结合不同的档案信息资源,搭配不同的资源管理模式来完善档案信息一体化建设。同时加强档案管理人员的专业技能培训,也要注重培养档案管理人员的服务意识,能够让档案管理人员根据社会各领域对档案信息的要求为档案信息需求者提供准确有效的查询服务,增强档案信息的使用效率。
  4 推进档案信息传播机制的构建
  现代化的档案管理模式不仅要求档案信息要能够有效的存储、快速的查询,还要求档案信息能够根据使用者的要求快速的进行匹配,及时准确的为信息使用者提供高质量的档案信息。所以在档案信息化建设的过程中建设者就要根据计算机信息及时传播的特点来建立与档案信息能高度对接的资源匹配模式,在充分满足档案管理体系建设的同时,建设符合于信息交互传播的信息共享机制,让使用者能够随时随地的享受到优质的档案信息,便捷的查询信息。当然在基于信息传播条件下的档案信息使用不仅要根据信息的使用频率,使用范围、使用效果对档案信息交互机制进行科学性的评估,考虑到环境的影响,让档案信息交互机制能够在各种条件下进行有效的信息传播。
  5 档案信息综合服务体系的建立
  从目前档案管理的发展态势来看,大多数档案服务机构都没有完整的档案信息服务模式来满足各个单位档案信息查询的需要。所以在当前档案信息服务的过程中,如何构建高标准、高效率的档案服务模式就成为档案现代化建设的重要一环,这就要求建设者在信息化档案服务模式构建的过程中要考慮如何最大程度上的加强档案信息的交互效率,如何克服阻碍因素,建立高效率的互联网传输平台来保障档案信息的高效率,高价值传播,帮助各个领域的进行有效的信息共享。同时,档案信息服务体系的建设还要着重考虑其信息化平台的建设,就是如何依据信息环境基础,如何根据信息价值的不同,对各种档案信息进行有效的分类,如何快速的找出档案信息的传输节点,找到信息的价值,快速有效的传播信息,完善信息服务模式,通过对档案信息的及时存储及有效传播来帮助档案信息及时快速的传递,提升档案服务的效率。
  6 档案信息综合服务平台的开发
  伴随着社会信息资源总量的扩大,在现代的档案信息服务的过程中除了要建综合性的信息服务体系来满足社会各领域的信息查询需求之外,建设者还要依据信息技术来建立档案信息综合服务平台来保障档案信息的交互共享。档案信息服务平台的建设要依据信息技术规范来开发相应的网站、移动客户端、微网来将各种档案信息资源进行有效整合,将纸质档案和电子档案进行数字化处理统筹搭配到相应的信息数据库当中,在数据库中进行存储和备份,并建立安全密钥来保障数据库的安全。同时,档案数据综合服务平台的建设还要有针对性的方法来满足现实信息使用和查询的需求之外,还要从信息档案的获取渠道对档案信息进行详细的分类,一方面是便于查询,一方面是保障档案信息的有效性,确保档案信息能在较大的时间和空间范围内进行有效的传递,保障档案信息的真实可靠。当然从数据角度来说,档案信息综合服务平台的建设还要对使用者的档案信息查询频率和信息获取频率对档案数据的使用幅度进行精准测算,根据不同使用者的信息搜索偏好建立高效率的信息交互机制,在充分保障档案信息资源高度整合的前提下来保障档案信息的合理获取和使用,充分满足档案信息的价值传播性和信息交互性,建立完善的档案信息综合服务平台,实现档案信息的大数据处理。
  7 结语
  根据传统档案管理模式推进档案信息化建设就要从档案信息的获取角度和搜集渠道来规范档案信息使用模式,建立从信息搜集、信息获取、信息使用的全方位管理体系,依据档案信息交互的特点建立档案共享平台来提升其使用效率,根据社会不同领域的信息使用需求来整合档案资源,促进档案信息化管理模式的形成。

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