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档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用分析

来源:论文联盟  作者:沈红 [字体: ]

档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用分析

社会科技发展计算机网络的普及,使现代化档案管理技术得到逐步完善,从而使其能够为人们提供更多的帮助[1]。在管理的过程要学会不断创新,并且要使现代化档案管理逐渐走向现代化、系统化和合理化的发展道路。在现代化档案管理中,档案基础工作是档案管理的核心内容,所以在管理过程中需要摒弃传统档案管理的方式,并且利用全新的技术手段来促进档案管理基础工作的发展。
  一、档案管理基础工作的重要性
  所谓档案管理基础工作主要包含档案信息的查询、登记、装订、注销和分类。其中档案分类主要是指依据档案管理规范,将档案信息的内容、用途和来源进行分类整理,一般情况下来说,装订档案主要采用三点一线法[2]。档案信息进行登记时,要将常规性的册、单、表等使用在档案整理、利用、进出和保存等方面的记录工作中,从而形成完整的原始档案,并且保证档案的安全性、完整性。在档案管理基础工作中,档案健全管理是非常重要的工作项目,保证档案的完整能够提高档案信息的使用效率,并且能够节约大量的人力,使档案信息的检索更加快速。档案内容主要是指企业和单位活动的过程中所产生的重要记录,其具有时效性、重要性和独特性等特点。有效开发档案管理工作项目能够为使用者提供更好的服务,并且也能够完善档案基础工作,同时现代化档案管理水平也得到提升。将现代化计算机技术和网络信息技术应用到档案管理中,能够有效强化档案基础工作管理,从而使档案基础管理更加完善、全面。也能够减少因为档案检索中的问题,从而提升档案检索的能力。
  二、档案管理基础工作中的问题
  目前,我国的综合性档案馆数量众多,其中的馆藏内容也较为繁杂,由于档案信息保存的跨度时间较长,所以大部分档案信息均属于封闭式管理状态,主要目的在于保证档案信息的完整性、安全性,同时不同时本文由论文联盟http://www.LWlM.COm收集整理期的档案管理方式和整理质量均不统一[3],所以在档案管理基础工作中仍然存在不足和问题,具体体现在以下几方面:
  (一)档案信息保存的时间较长,所以部分档案档号不规范,经常会出现无目录的状况,或者存在同一目录号多个档案信息的现象。
  (二)档案的全标题书写不规范,部分标题无法反映内部档案的具体内容,甚至部分档案存在无标题的状况。
  (三)在档案信息中存在档案标题没有涵盖的数据信息内容,从而产生信息检索困难的问题。
  (四)档案信息存在页码标记混乱的问题。
  (五)部分档案卷宗存在保存问题,时间上存在混乱,信息的种类和保存等级上也存在严重问题。
  (六)档案卷宗在归档后进行保存,但是由于没有规范性,所以造成档案保存没有规律性,从而为日后的管理带来麻烦。
  档案馆的建馆时间越长,档案数据量越来越大,则问题就越多,也越严重,所以针对这一现象,加紧完善档案馆的管理系统,并且将计算机应用技术、网络信息技术等全部纳入到档案管理中,从而实现现代化的档案管理,有效提高档案管理效率,同时能够快速解决档案管理信息中所遇到的问题。
  三、档案基础管理工作在现代管理中发挥的作用
  现代化档案管理中,要促进其完整性,为人们的信息查询工作和搜索工作提供便利,需要将创新理念应用其中,促进档案管理工作在执行期间更为系统、更合理。并且,实现档案的基础管理工作,也能推动档案管理工作的有效进步,从而为其发展提供有力决策。
  (一)提高了档案管理的标准
  社会经济的发展,促使人们提高了档案管理的要求。随着科技不断更新,现代化档案管理逐步转向标准化、规范化的发展道路。由于档案管理发展的较为迅速,所以在管理过程中工作人员的能力无法满足现代化档案管理需求,则无法让档案管理工作得到发展[4],所以应该有意识的培养档案管理工作人员的管理意识,使工作人员能够了解档案管理基础工作重要性,并且也要注重培养自身的基本能力,从而使档案保管工作得到科学、全面的监管,并且能够有效保障档案信息的安全性。同时应该制定专业化的管理责任制度,使工作人员能够铭记自身的工作责任,同时能够保障档案管理工作的顺利进行,利用奖罚制度,能够激发员工的工作积极性,有效完善档案管理工作。
  (二)档案管理基础工作能够取出杂劣信息
  在进行档案管理的时候,经常会因为档案信息未编码、档案信息资料杂乱等等问题而造成档案数据信息检索困难,所以需要进行彻底的档案信息资料重新整理,从而将混入到卷宗内的杂乱内容全部整理出来,有效杜绝出选卷宗过厚、未编页码等现象。如果在重新整理的过程中出现目录、项目号、案卷号、页码、类别号、标题、件号等信息不完整状况,则需要立即进行备注,并且进行重新整理和填写,通过这种处理方式不但能够提高档案信息的使用效率,还能够改善档案数据信息的拓展性,让档案信息容量保持在适度的水平和状态,从而有效实现规范化、科学化的檔案管理。
  (三)档案管理基础工作能够促进档案管理规范化发展
  现代化档案管理工作要顺利进行,必须要强化管理工作人员的工作技能和职业素养,而管理工作人员如果要想强化自身的管理能力,则需要对案卷要求、归类要求和归档要求等工作内容进行全面完善,从而有效实现档案管理工作的标准化发展。在档案管理工作中如果出现档案信息不正确、档案内容不齐全等问题,即使应用计算机技术、网络信息技术也无法提高档案管理工作的水平[5]。所以档案管理部门应该制定严格的规章制度,并且结合自身的实际情况来规划规章制度的执行标准,并且管理工作人员的日常行为规范,并且严格监管档案管理工作的各项环节,从而保障档案管理基础工作的顺利完成,另外在档案信息归档以后,还需要严格管理档案信息的保存工作,保证档案信息能够及时的归档入库,使数据信息能够得到完整的保存,对以后的档案信息检索和应用都有积极作用。

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