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浅谈办公室人员如何做好文书档案管理工作

来源:论文联盟  作者:宋虎子 [字体: ]

浅谈办公室人员如何做好文书档案管理工作

文书档案是社会发展历程的记载,客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位,文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。近年来,随着时代的不断发展,文书档案在各个单位、各个公司的各项工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文书档案的完整性与真实性,不断提高档案立卷的质量,才能更好的开发与利用档案信息的资源,从而为社会提供更好的服务。
  1 文书档案管理的特点
  1.1 文书档案管理的重点在于收集、保存资料,记载“历史”
  文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象,管理手段主要就是用载体(主要是纸质或实质)记录下来,并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上;同时,非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史,使得后人可以引用和借鉴历史资料,这样档案才产生作用。
  1.2 文书档案载体多样,内容丰富
  作为单位工作中的重要组成部分,文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反應以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性,主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富,主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。
  1.3 文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进
  文书工作质量直接影响着档案质量,没有完整齐全的文件,也不可能有完整齐全的档案,文书处理工作做好了,就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说,档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全,组卷工作是否合理,保管期限是否准确,实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类本文由论文联盟http://www.LWlM.COm收集整理组卷是否规范等,对做好文书处理工作也是一种促进。
  2 办公室人员做好文书档案管理的办法
  2.1 完善档案管理制度,切实提高文书档案管理水平
  文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用,单位领导要充分重视文书档案的管理工作,完善档案管理制度,完善档案管理需要的硬件配套设施,并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施,促进文书档案管理规范性和标准性,切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平,必须稳定办公室人员队伍,提供较好的工作条件和环境,使其能安心文书工作于档案管理工作。另外,要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识,发扬奉献精神,认真地做好文件资料的收集整理工作,进行统一保管,以便查找和利用。
  2.2 对档案文书管理模式进行创新
  在新时代发展的大背景下,应当要对档案文书管理模式进行积极探索,力求创新,将以往的被动方式转变为主动,主动对档案资料进行收集,且在领导的引导下增进和其他部门的交流和联系,定期整理与分类档案资料,并对其历史性和连续性进行了解和掌握,防止出现资料失真与收集不完整的情况。不仅如此,档案文书管理工作也是一项发展性的工作,在事件不断发展过程中其也会出现相应变化。因此,企业领导应合理增加人力与资金的支持,建立起企业需要的管理系统,进而保证能够充分发挥出档案资源的价值,为确保服务中心业务的有序开展奠定坚实的基础。
  2.3 强化档案管理人员的培训
  作为一名档案的管理人员,是实施档案管理工作的主体,需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力此不断深化自身。除利用业余时间自我学习外,尽可能参加集团公司、局、分公司档案管理部门的有关档案管理培训,以提高档案管理专业知识与业务水平。同时,也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训,使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法,以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题,档案管理部门应及时向各部门反馈,并要求其修改。对不熟悉的人员,可给予相关的业务指导,以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行,减少档案收集完成后出现较多的返工情况,确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合,才能确保档案管理工作有序开展。
  3 结束语
  文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。办公室人员要提高对文书档案管理工作重要性的认识,提高单位文书档案工作的应有地位,搞好文书工作与档案工作的规范衔接,加强部门间协作,做好文书档案收集工作,从建立有效的管理制度和工作程序等方面入手,加强文书档案管理工作,树立文书档案管理工作规范化、标准化,才能提高文书档案利用率,为局、分公司的建设与发展提供强有力的保证。

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