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探究提高机关事业单位档案管理的信息化水平

来源:论文联盟  作者:周晓兰 [字体: ]

探究提高机关事业单位档案管理的信息化水平

前言
  我国是世界上人口最多的国家,在日益全球化的今天,要想真正提高我国的综合素质水平,就应当加强机关事业单位档案管理能力,只有这样才能做到让我国向发达国家发展。我国机关事业单位档案管理水平与发达国家相差甚远,我国机关事业单位的档案多为纸质资料极不适合保存,再加上信息不进行专业的分类和及时的更新。种种原因的影响下,无法对我国机关事业单位进行信息化的档案管理,管理水平较为落后。经过查阅多方资料,结合现下我国事业单位档案管理的情况,我对该方面的问题提出自己的看法。
  1 机关事业单位档案管理的含义
  众所周知,以往信息传递依赖着一定的载体,如今信息传递,依靠着科学技术的发展,只需要有网络,就能够快速传递,突破了时间空间的限制。在事业单位档案管理方面,得益于信息技术的发展,改变了以往纸质档案的模式,进行信息化管理,提高了处理信息、筛选信息、管理信息的速度和效率。档案管理的信息化建设,不再依赖于纸质材料,不再拘泥于书面形式,而是通过网络对资料进行系统的分类。这样将纸质的文件档案转化成电子档案,方便了搜索记录,也方便了统计分析,不用再盲目的去查找。对于我国目前在事业单位档案信息化管理方面的诸多不足,我们应该认识到,档案的信息化管理建设,并不能一蹴而就,而是需要一步一步脚踏实地的依靠机关事业单位的长期努力建成的。
  2 浅谈机关事业单位档案管理的缺陷
  2.1档案管理工作不受重视
  我国的科学技术不断进步,综合国力稳步提升,机关事业各方面也随之发展改善,可是与其他方面的对比下,档案管理却很落后。究其根本在于,我国的机关事业单位领导和事业单位工作人员从始至终对于档案管理的日本文由论文联盟http://www.LWlM.COm收集整理常工作没有起到足够的重视。国家其他方面的一直在持续发展,进去多元信息时代,而国家事业单位档案的管理却没有跟上时代发展的步伐。目前机关事业单位档案文件多,工作体制又相对不够完善,政府部门的领导人员和工作人员都不够重视,这是影响机关事业单位档案管理信息化的一大阻碍。
  2.2机关事业单位对档案管理人员的素质要求没有统一标准
  我国机关事业单位一般都是录用公务员,而公务员考试的录用等绝大部分都只是通过笔试成绩来衡量,这样就没办法对管理人员进行综合素质的考量。机关事业单位的档案管理工作也是机关事业单位工作内容中的重点,不仅仅要对档案管理方面的专业技能进行考察,更要注重工作人员的综合素质,否则会导致各个机关事业单位管理档案的工作人员工作素质参差不齐,无法对档案管理这份工作带有工作上的责任感。机关事业单位中,经常存在许多人员的调动,从其他單位转到机关事业单位从事工作的,调动人员往往对该单位的档案管理工作没有全面的熟悉,容易出现差错,因此,对于调动人员不应安排到档案管理的部门工作。正是这样多方面的原因导致工作人员人员素质高低不齐,从而给机关事业单位档案管理信息化水平的提高造成阻碍。解决这方面问题是提高事业单位档案信息化管理的重点。
  2.3机关事业单位档案管理的制度欠缺
  我国的机关事业单位注重发展前景,注重解决民生问题,注重完成政府下达的任务,在档案管理方面并未做出实质性的制度来解决档案管理过程中面临的问题,制度方面的缺失,导致许多的机关事业单位档案管理工作没有办法正常的开展,制度的缺失导致许多工作人员进行的违反规定的行为,却不受惩罚,大大降低了档案管理的质量。如果没有一个良好的档案管理制度,让工作人员得以遵守这个制度,就无法使得机关事业单位管理的档案发挥它应有的作用,机关事业单位档案的信息化管理建设就无法真正的启动,更不要说如何去提高档案管理的信息化水平了。
  3 提高机关事业单位档案管理的信息化水平的措施
  3.1加强对于档案管理工作的重视
  我国的机关事业单位档案信息管理水平,远远落后于我国其他方面的发展,与发达国家相比,差距会更大。首先比较突出的一个问题需要解决,机关事业单位的领导应该认识到档案管理信息化的重要性,只有与其他发展速度同步,才能整体上提升工作效率。工作人员应该加强对机关事业单位档案管理的信息化的认识,同样是管理档案,但是信息化带来更多的便利,节省更多的人力物力财力。加大对机关事业单位工作人员的数量,加快处理档案的水平,以及纸质文件电子化的速度。只有领导进行重视,才有可能提高事业单位档案管理的信息化水平。
  3.2提高工作人员的整体素质
  我国机关事业单位应当对录用的人员进行一定的能力检测,不应当只是重视笔试的成绩。在招纳新人才时,除了专业技能,应该全面考察各个应聘者的综合素质和工作态度,是否有相关反面的不良迹象。外来部门转入机关事业单位的人员应该进行一定的筛选,从而提高工作效率,档案管理要求严谨,又枯燥乏味,不仅需要信息化管理的技能,更需要一个负责任的工作态度。只有整体的工作人员素质得到提升,提高档案管理工作的效率[1]。才能加强机关事业单位档案管理的信息化水平。
  3.3机关事业单位档案管理制度
  任何工作都需要专门的制度管理和引导,否则永远无法正常工作的。对于档案管理信息化,要完善相关的管理制度,有制度可依,有方向可行。另外,我们应该多向外国学习先进的档案管理制度,提高案卷管理的质量[2]。档案管理过程中,更应善于发现自身的缺陷,多结合自身的不足之处,及时加以修正完善。制度的设立应该符合现下的社会发展潮流。科学合理的档案管理制度,才能够带动我国机关事业单位档案管理的信息化水平,进而发挥档案管理的实际价值[3]。
  3 结语
  如果机关事业单位的体制想要更加的完善,就必须提高机关事业单位档案管理的信息化水平。档案管理信息化水平的高低直接影响到国家对数据的统计效率和详实性。机关事业单位应当从根本上改善管理方式,转变管理观念,从而加强档案管理的信息化水平。如今是一个信息化的时代,网络技术得到不断的发展和广泛应用。机关事业单位在对档案管理的处理上,应当与信息技术相互结合,加强资料的利用效率,提高工作的质量和速度,进而使得机关事业单位整体的管理水平得到提升。

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