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研究事业单位档案管理的创新思路

来源:论文联盟  作者:郝静 [字体: ]

研究事业单位档案管理的创新思路

近些年来,社会经济与科学技术得到较大的发展,与此同时,事业单位也面临着改革,并且成为十分紧迫且重要的任务。因此,事业单位档案管理在做好文件及资料收集的同时,也应为事业单位的发展与规划提供有效的指导。事业单位需要从管理者自身素质、管理设备、管理方法等多方面着手,促进事业单位档案管理工作的创新,迎合时代发展的需要,促进事业单位的又好、又快发展。
  一、 事业单位档案管理存在的问题分析
  (一)缺乏对档案管理的重视,管理理念不够先进
  存在较多事业单位领导对档案管理工作的理解比较片面,认为档案管理就是简单的资料收集和整理,认为档案管理不重要,因此也就不重视档案管理工作的实施。而实际上,缺乏较强的档案管理意识,不仅对员工的工作效率产生不利,使其在实际工作中比较吃力,使员工工作积极性受到不良影响,也导致档案管理工作的实施缺乏资金、人力、物力等方面的保障,导致档案管理工作秩序混乱。并且,管理者缺乏先进的管理理念,在档案管理工作中仅仅进行档案的机械化整理,导致档案的利用率低下,本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理由此可见,档案管理工作有待规范,对员工工作的要求也不够严格,需要对管理理念进行更新。
  (二)档案管理手段落后,业务基础较差
  现阶段,事业单位档案管理缺乏先进的设施,缺乏完善的硬件,使新时期档案管理的要求无法得到满足,并且受限于资金的供给,档案室也比较简陋和杂乱。再者,档案管理手段滞后,现代化水平较低。鉴于当前信息技术发展迅猛的现状,仍然存在不少事业单位档案管理者仍采用落后的资料整理方式,其思维上的欠缺影响了档案管理的发展。最后,档案管理业务基础较差,档案鉴定工作未得到重视,使员工主观决定档案的管理,从而使档案安全风险增加。
  (三)缺乏完善的档案管理制度,信息利用率较低
  事业单位未结合单位实际进行档案管理制度的制定,并且档案管理制度缺乏有效的执行。其次,制度上未具体将责任落实到个人,缺乏有效的激励以及严厉的惩处,容易使得员工工作不积极,导致信息利用率低下。最后,档案管理制度的制定未紧跟时代发展的潮流,比较死板,特别是随着信息及其管理工作量的增加,必须更新改进原有制度,不然将耽误信息规整的进程,并且容易导致信息出现错误。
  (四)档案管理人员素质水平有待提升
  由于事业单位在人才应聘及选拔方面缺乏严格、有效的机制,从而引入一些档案管理人员实际上并不能满足档案管理工作的需求,其档案管理责任意识差、管理能力不强。而且事业单位在人才挽留方面有待改进,不仅使薪资待遇有待提升,而且提供的专业培训以及外出学习机会甚少,使员工学习技能提升自我的需求无法得到满足。由此可见,事业单位在人才选拔和培养方面做的不够。
  二、 事业单位档案管理的创新思路分析
  (一)引进先进管理理念,重视档案管理工作的开展
  事业单位应引进先进的管理理念,加强档案管理工作的宣传,提高自身及员工对档案管理的重视,参考员工给出的相关建议,促进员工在档案管理创新中的参与,提高其档案管理工作的热情。其次,管理者充分重视档案管理,认可各员工扮演的重要角色,给予员工适当的激励,营造和谐、积极的工作氛围,提高员工的存在感与自豪感,从而更好地为档案管理工作作出贡献,促进事业单位的发展。最后,参考国外成功案例,并且联系自身实际,改进档案管理模式,可进行电子档案的建立,使档案得到更好的保护。
  (二)提供充足资金,引进现代化管理手段
  加强资金投入,为档案管理引进现代化管理技术设备的同时,为档案管理人员提供大量的实践、学习机会,促进档案管理工作的全面实施。在管理工具方面,需加强计算机技术设备的利用,提高档案管理的自动化与电子化水平。其次加强各种管理手段的结合,根据文档的复杂程度,合理进行建档。可由指定的员工进行重要档案的备份,从而为档案的鉴定提供便利。最后,在做好档案保密的同时,也要加强档案信息资源的开发与利用,也就是对计算机网络技术进行利用,始终围绕档案管理的重点,持续汲取经验,提高档案信息的可靠性。
  (三)健全创新档案管理机制,促进信息的高效利用
  结合事业单位实际情况及需求制定档案管理制度,首先确保制度建立的合法性,遵守平等的原则,约束单位领导及员工,使管理机制得到有效执行。其次,制度的建立应考虑多数员工的实际利益,提倡员工共同探讨得出,制度也应具备较强的灵活性和可行性,从而能够更好地进行完善。再次,档案管理机制的健全和创新需具体入微,需要包括多方面的内容,例如工作规范、管理标准以及应急预案等,提高档案人员的责任意识,切实做好档案管理工作,使档案管理的风险得到控制。最后,需要加强档案信息安全管理制度的建立,凭借其有效保护档案及信息的安全。
  (四)强化档案人员的职业培训,提升其综合素质
  事业单位需确保引进人才的质量,确保人才的素质水平符合工作需要。其次,健全内部竞争机制,凭借该机制的建立,提高员工的竞争意识,即采用定期考核的形式,对表现差的员工给予惩处,对表现好的员工给予激励甚至职位提升。最后,加强档案管理人员的职业培训,使其充分了解工作规范、注意事项等,并且提升其管理责任意识以及专业技能。培训的内容可以根据实际需求进行调整,其目的就是提升档案人员的综合素质,促进档案管理工作的发展。
  结语:
  总之,档案管理是事业单位发展中的重要工作,对事业单位的发展影响重大,对社会发展的影响同样不可忽略。事业单位必须重视档案管理工作的开展,并且需要在工作实践中寻求创新,提高档案管理工作的现代化水平,使其在现代社会的发展竞争中更加适应。并且,加强事业单位领导及员工的积极贡献,将档案管理工作做好,促进我国社会经济的繁荣与发展。

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