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公共管理视阈下的档案管理范式探析

来源:论文联盟  作者:丁宇琳 [字体: ]

公共管理视阈下的档案管理范式探析

档案是社会组织、机构和政府开展各项活动的客观记录,也是在渐次的变革之中不断发展和完善的,其管理方式主要由封闭式向开放式转变、进而使管理系统化、科学化、管理人员专业化、道德伦理规范化发展。范式是档案管理工作的基本问题。那么,如何提高和规范档案管理呢?笔者结合自身的相关工作经验简单地探析了在公共管理理念下的档案管理范式。
  1. 公共管理方式的基本理念
  1.1 公共责任理念
  公共责任也称社会责任,是档案管理工作中的基本理念,也是促进档案管理发展的根本动力。因此,履行公共责任是实现档案管理合法性的前提条件。现代的档案管理无论是从管理理念还是从管理方式来说都不同于传统的档案管理。传统的档案管理与现代的档案管理就责任而言,前者主要指政治责任,而后者主要指的是社会责任。由于社会经济的快速发展,现代档案管理所承担的责任越来越大,其主要表现为信息的种类和数量在不断地增大、系统性越来越强、时效性也越来越强、便捷性越来越高等等。
  1.2 全面发展理念
  传统的档案管理主要是针对政治和行政管理、历史研究等服务领域来展开的档案信息资源管理与信息服务,而现代的档案管理主要是立足于社会的经济发展而形成的,通过各种各样的有效地管理措施而对档案信息资源建设和档案信息服务,是服务于广大社会群众的,促进社会经济的快速发展。因此,现代的档案管理主要是面向社会公众的全面发展的管理工作,进而满足人民工作和生活对档案的需要。
  1.3 公平服务理念
  在档案管理的特性——公共性中,公平服务是其本质。公共服务是档案管理的重要的组成部分,其主要目标是除去档案管理中存在的歧视现象,即在档案管理工作中必须严格执行档案开放制度,并且应该开放、公平地管理,允许广大社会公众满足自身的需求。在面向社会公众服务档案管理时,必须要遵循公平的本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理原则,以社会公众的基本利益为核心,提供平等的档案服务标准。在面向比较隐私的档案管理时,除了国家机关和社会管理的特殊群体外,不可以提供不同的标准和服务,进而做到以公平服务为理念的社会档案管理。
  2. 公共管理理念下的档案管理方式
  2.1 文件档案集成式
  采用多种多样的管理方法和手段来规范档案管理,提高其质量和水平。在社会经济快速发展的时代里,文档管理主要分为两个管理部门,即文书部门和档案部门。前者的工作主要是负责文件的管理工作,而后者主要是负责档案的管理工作,其中两个部门相辅相成,共同来完成文档的安全保证,进而提高档案管理的质量和水平,从而保障文档的完整性和开放性。如:在实际的档案管理中,相关工作人员可以将该企业或组织的一些机密的文件制定成文档的形式,进而将其分类,不同种类的档案有不同职责的人员负责,这样既便于查找文档,也保障了文档的安全性。
  2.2 资源管理模式
  随着社会经济和科学技术的快速发展,越来越多的电子档案出现,现代的档案管理逐渐趋向电子信息档案管理。因此,在档案管理工作中,大力开展信息资源管理模式,对于未来档案管理工作的开展具有十分重大的意义。可见,开展资源管理模式是促进现代档案管理工作的基础,是形成系统性的档案管理的重要措施,是促进档案管理事业发展的根本动力。
  3. 公共管理理念下提高档案管理质量的有效途径
  3.1 加强和完善档案管理制度化建设
  制度主要是通过执行有效的途径或措施使目的性和合规性达成统一,并不是采用强制的手段来实行强制统一。加强和完善档案管理的制度化建设的主要目的是促进档案管理的全面发展、增强管理人员的职业道德、进而划定人员的权、益和利,进而满足社会广大人民群众的生活和工作需求。其中制度程序设定是否具有科学性、合理性、合法性、有效性直接影响着档案管理质量的高低。因此,在公共管理理念为背景下的档案管理制度程序的设定,一定要以满足社会经济发展的广大人民群众的利益为基本导向。同时,在档案管理程序的制定过程中,一定要符合、遵循相关的法律法规,进而设定出以法律为基础,以法规为主体,以规章为补充的科学、有效的档案管理制度,进而增强档案管理工作的标准,加强对档案管理工作的监督,进而保障相关人员的合法利益,并且正确的将档案管理工作人员的职位、权利、利益、责任等各方面区分开来,进而提高自身的道德修养和强化自身的责任意识,有效地促进公共管理为理念的档案管理范式发展,提高档案管理的质量和水平。
  3.2 营造档案管理工作的文化氛围
  档案管理文化包括档案管理环境机械设备、制度、管理人员等氛围和有关实体档案管理的资源以及档案管理过程中的所有成果、价值等信息资源。随着社会经济和信息技术的快速发展,档案管理形式逐渐趋向信息档案管理。因此,档案是信息资源的源泉和基础,档案所带来的价值是无形的、滞后的、很难量化的,同时档案所创造出来的价值也是 丰富多样的、具有创造性的、创新性的、不可替代的。然而,在公共管理理念为背景下,档案管理工作得到了更多的发展,并且国家和社会对档案的安全越来越重视,加强资源的接受强度,扩大资源的利用范围、简化档案的手续,让更多的群众了解档案及其相关工作尤为重要。因此,要尽力为档案管理工作的开展营造一个良好的社会氛围、规划档案管理人员的行为与道德的文化氛围,进而体现出档案管理文化的重要价值。
  3.3 完善档案管理和服务的机制
  创新是社会经济和科学技术发展的源泉,是推动社会经济文化发展的主要动力,也是推动传统管理方式向现代管理范式的主要动力。因此,在档案管理过程中,应该不断地完善和创新档案管理制度和服务机制,进而提高档案管理所创造的价值。在公共管理理念为背景下,应该以广大人民群众的利益为导向,以满足人民生活和工作的需求为主要目标。因此,在公共管理理念下的档案管理机制,责任机制是档案管理中最重要的也是最基础的,同时也是目前档案管理所缺乏的一种机制。如:在实际的完善档案管理和服务机制的过程中,首先应该明确档案管理人员的责任分工问题;其次,根据相应的人员分工,将责任落实到每个档案管理人员身上;最后,根据实际情况制定出相应的服务和管理机制,进而保障档案管理工作的有效开展。
  总之,在公共管理理念为背景下的档案管理工作必须满足社会经济的快速发展和满足广大人民的利益为核心,以利用者为导向,并且科学、合理、有效地利用公共管理的理念,建立健全档案管理制度,为档案管理发展营造科学的、有效的、平等的文化氛围,进而实现现代化、人性化的档案管理,建立健全档案公共管理方式,有效的促进社会经济的快速发展和档案信息资源的有效管理。

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