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谈新形势下中小企业档案管理问题

来源:论文联盟  作者:赵杨,杨笑梅 [字体: ]

谈新形势下中小企业档案管理问题

 摘 要:随着形势的发展,中小企业如何从人财物等方面加强档案管理,确保企业档案工作顺利地开展,是档案工作者面临的新课题,本文提出中小企业档案工作的新问题,阐述了中小企业档案工作的对策与建议。
   关键词:中小企业 档案管理 问题
  
   我国社会主义市场经济的建立和完善,国民经济保持健康发展。中小企业档案工作作为企业的基础工作中的重要组成部分,也受到深刻影响,产生重大变化。加强中小企业档案基础业务和信息化建设,实现档案工作的良性发展。
   一、中小企业档案工作的新问题
   1、档案管理水平发展不平衡。经济效益好的中小企业能够专门成立了档案室,设专职档案员,达到了企业档案工作目标管理水平,档案实现了计算机文件级管理。但有的单位经济效益较差,中小企业档案工作处于比较薄弱或停顿状态,企业领导对档案工作往往是管理不到位,企业一旦被兼并或是倒闭破产,该企业的档案便成了没有娘的孩子,得不到应有的支持,被损被毁或散失的可能性相当大。
   2、档案管理工作呈下降趋势。中小企业档案目标管理在达标晋级后,档案工作本应该保持原来水平的基础上有所探索和提高。但是,有的中小企业鉴于档案工作失去了有力的监督和指导,而出现了档案工作无动力,干好干坏一个样等放任自流的现象。因此,有的档案工作人员不知该干什么和怎么去干,档案工作处于闲置的状态。
   3、档案管理层次不合理。中小企业档案信息结构不合理,记录科技生产活动内容的档案多,反映经营管理情况内容的少;记录企业生产情况多,反映市场物资能源生产要素少;收集红头文件多,反映本企业形成市场销售、产品开发档案信息情况少;企业内部静止信息多,反映外部活动的情报信息少。在保密问题上,有的中小企业保密意识淡薄,措施不力,致使企业的科研成果和经济情报被盗或流失,给企业造成严重的经济损失。
   4、中小企业档案管理薄弱。档案得不到应有的重视,致使中小企业档案资产流失情况严重。一些企业的领导层和职工对档案资产缺乏正确的
论文联盟Www.LWlm.com认识,加上管理的种种原因,使企业档案资产出现了严重流失,应该归档的资料散失在个人手里,据为己有,由于人才流动带走资料而引起法律纠纷的事时有发生。
   二、中小企业档案工作的对策与建议
   1、转变观念。档案管理重心应与中小企业经营形态相适应。档案管理重心除有关资产、产权、股权、信用、收益分配、商务合同的档案外,应根据中小企业经营形态而有所侧重,外向型企业为开拓市场、应对反倾销诉讼,应重点做好产品成本、市场信息档案的管理。档案管理观念应与企业竞争相适应。中小企业档案部门不仅要管好档案,更要加强对企业外部相关信息的搜寻与保存,把触角伸向相关市场情报信息的搜集并破例为之建立归档制度。、销售定价、利润等方面的权限与政府关系等。
   2、建立奖惩机制。中小企业在内力驱使下有了建档的需求,自觉建档,提高档案质量,相关部门应出台刺激政策,从不同的方面鼓励企业积极做好档案管理并得到来自政府方面的实惠。如对被评定为省级、市级的老字号企业,由政府给予一定的奖励金额、老字号企业扶持资金,加上申报成功可以给企业产品信誉度等无形资产带来附加值增长,因此企业委托老字号协会通过不同途径收集档案材料,积极申报不同级别的老字号企业,促进了企业建档的自觉性,也为提高企业的档案工作质量提供了难得的突破口与良好的契机。
   3、强化宏观监督。中小企业的主管部门较复杂,为进一步提高档案法规的可操作性和适用性,使档案行政管理和监督工作落到实处,理顺企业与档案行政主管部门的关系,是保证档案工作顺利开展的重要一环。制定相应的地方法规,明确档案工作监督指导关系。同时,由档案监督部门定期对这些企业进行依法检查,对企业档案管理中的违法案件依法查处,强化监督职能,尽可能做到管而不死,活而不乱,使企业档案工作在有序的管理环境中健康发展。
   4、提高档案人员业务素质。中小企业也是人才的集散地,但档案管理方面的人才却相对较少,因而直接影响到中小企业档案工作的质量。因此除了在法律制度和相关措施上保证档案工作质量外,一些档案工作基础薄弱的中小企业更应该鼓励和支持档案人员参加各级档案部门举办的培训学习,努力提高档案专业知识,掌握档案工作的基本技能。
   5、加大档案经费的投入。必要的物质条件是开展档案工作的前提,从最低的要求来说,物质条件的建设至少要包括存放档案的库房和一些必要的设备,档案工作所必需的物质条件应该有更高的要求。由于中小企业档案工作在物质建设方面历来欠帐较多,因此,不管是低要求还是高要求,都需要帮助解决。现在我们多花一点钱,是为了避免和减少将来少受一点损失。因为档案是一种不可再生的资源。一旦损失了、毁坏了,就不能复得。
   6、提高中小企业档案的服务功能。档案工作的最终目的是利用,中小企业档案工作的效益最终也将体现在提供档案服务方面,在当前企业转型升级过程中要通过档案编研、开发与服务工作,发挥其分析功能、预测功能、评价功能和监控功能。比如,中小企业档案部门应保存有历年的出资者与经营者的详细档案,在企业重要决策、项目评估、产业结构调整之前,积极主动地关注企业相关动态与经营情况,自觉“找事”,主动利用相关数据,在深入研究中提供有价值的相关报告,有效发挥档案的预测功能;利用档案中的材料,通过研究,对企中小业投资、经营等各项活动做出客观的评价,发挥档案的评价功能等。要了解档案利用需求,深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源,变被动服务为主动服务和超前服务。要改进档案服务措施,研究利用工作的规律和特点,不断完善检索手段,建立多途径、多形式、多载体的检索体系。

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