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浅析文书工作在档案管理工作中的重要性

来源:中国论文联盟  作者:叶燕 [字体: ]

 摘 要:本文从文书处理与档案管理工作的关系,阐述了如何加强文书处理工作,为档案管理工作奠定良好的基础,使之更好地有机结合,规范衔接,相互促进。
  关键词:文书工作 档案管理
  
  1、从文书工作在机关工作中所处的地位来看,它是机关中一项不可缺少的重要日常工作,对于推动机关工作,提高工作效率和质量具有重要作用。
  一个机关文书工作的质量和速度如何,不仅可以体现出机关的工作面貌和工作作风,而且还直接关系到党和国家的方针政策的贯彻执行,关系到机关工作的效率和质量高低,直接影响到能否履行机关本身的工作职能。
  2、从文书工作在整个国家工作中所处的地位来看,建立健全一套统一的科学的文书工作制度,才能有助于使全部国家机构上下通达,左右联系,互相协调,运转自如,政令畅通,犹如一部机器一样。
  3、从文书工作和档案工作的关系来看,文书工作对档案的形成质量和国家档案事业建设具有重要的、直接的影响。
  (1)从根本上说,档案(当然指的是文书档案)来源于文书。文书是档案的前身,档案是文书的归宿,档案是由文书转化而来的。
  (2)正因为档案来源于文书,而文书又是在机关工作中形成和处理的,所以文书工作不仅直接影响到文件的质量,同时也必然影响到档案的质量。从这个意义上说,文书工作是档案工作的基础,文书质量对档案质量具有决定性的影响。
  一、文书处理和档案管理之间的关系
  文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程,是密不可分的两个环节。正确处理二者关系,使之有机结合,规范衔接,对于做好文书处理和档案管理工作十分重要。
  1、文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。
  文书处理工作的主要任务是文件的收发、分办、传递、督办、整理、保管等,而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。从这个意义上讲,文件是档案的前身,档案是文件的归宿,文书处理工作是档案工作的基础,档案管理工作是文书处理工作的延伸。
  2、文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进。
  文书工作质量直接影响着档案质量,没有完整齐全的文件,也不可能有完整齐全的档案,文书处理工作做好了,就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说,档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全,组卷工作是否合理,保管期限是否准确,实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范等,对做好文书处理工作是一种促进。
  二、文书处理工作如何才能为档案工作打下良好的基础
  从文书处理工作和档案管理工作的关系来看,两者既有相对的独立性,又是密切联系的一个整体,文书处理工作是档案管理工作的前提和基础,做好文书处理工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方面。那么,呢?
  1、要提高文书人员的综合素质。
  文书处理工作虽然表面上看是事务性工作,实际上也是一项专业性很强的工作,文书工作人员的业务知识和能力直接影响着档案管理工作的质量。不熟悉本单位的业务流程,不了解文件材料的相互关连,不理解一个事件的来龙去脉,就难以做好立卷归档工作。因此,文书人员要在认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《归档文件整理规范》等相关政策法规的同时,要按照本单位的职能和工作,学习相关业务知识,努力提升工作水平,为档案管理工作奠定良好的基础。文书人员还要不断增强责任感,认真履行文书处理条例,严格检查文件质量。诸如禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等撰写、修改、批阅文件材料,纸张、文体、格式要做到规范化、标准化,不能五花八门,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等等,保证文件符合立卷归档要求。
  2、文书人员要树立档案意识。
  文书人员在文书处理中,要时刻想到档案工作,自觉主动地为归档做准备,规范办理好每一份公文,为后续的档案工作减少麻烦。在平时工作中,要及时收集文件材料,收发文要逐件登记建账,做到有据可查,发现缺少要及时查找。对于系统性、系列性的事件,不仅要收集正常渠道传送的文件,还有一些账外材料,如会议纪要、领导讲话、领导批示等,更应注意及时收集,保证文件材料齐全完整。文书人员树立了较高的档案意识,文件材料收集才能齐全、完整、系统,为立卷归档工作打下坚实的基础。
  3、要重视定期搞好立卷归档工作。
  立卷归档工作是文书处理一项重要任务。它既是公文处理工作的最后一个环节,也是档案管理工作的开始,直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累,从公文的撰写、收发到归档、管理,做到全过程监督管理,不遗漏每一个环节。文件材料办理完毕,收集事件相关材料,把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础性工作,定期按文件形成的规律及文件的性质,依据事先拟好的分类方案,及时对号入座,分门别类,合理排列,有序存放。这样,既有利于归档文件的齐全完整,又能减轻年终的归档工作量。
  4、向“文档一体化”的方向努力。
  从文书和档案工作的全过程管理出发,公文制发到归档管理一体化是今后的努力方向。“文档一体化”在理顺文书处理和档案管理两个环节关系的基础上,充分利用文书处理取得的成果,简化文件整理归档工作,可以大大提高工作效率。利用计算机辅助管理的有利条件,调整归档文件整理工作流程,改变原有的每年集中整理归档的习惯做法,使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节,随办随归,从而使归档文件整理变成一项日常工作。
  三、小结
  文书人员要增强档案意识,掌握丰富的文书知识和本行业知识,再加上平时认真负责的工作态度,就一定会做好文书与档案工作,在默默无闻的岗位上作出贡献。中国论文联盟Www.LWlM.com

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