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项目管理理论在招标代理机构中的运用

来源:论文联盟  作者:常雪 [字体: ]

项目管理理论在招标代理机构中的运用

项目是为创造独特产品、服务或成果而进行的临时性工作。项目管理就是将知识、技能、工具与技术应用于项目轰动,以满足项目的要求[1]。招标是指招标人(买方)发出招标公告或投标邀请书,说明招标的工程、货物、服务的范围、标段(标包)划分、数量、投标人(卖方)的资格要求等,邀请特定或不特定的投标人(卖方)在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标的行为。招标是一项临时性的服务过程,所以当一个招标代理机构接受业务委托进行招投标事宜,我们就可以将其看作一个项目。我们可以用项目管理的思想对招标过程进行管理。
  一、目前招标中存在的问题(从招标代理机构角度解析)
  第一,一些招投标代理机构从业人员业务素质较低,自身专业水平不高,存在和投标人串通投标等不正当竞争行为,标的不明确,组织评标能力不足,对投标人的资质审查不严格,这些因素都为招标工作埋下了隐患,再加上我国目前招标方面的法律法规不够健全,招标文件不完善,这些问题都给招标过程中的不正当竞争提供机会,导致整个招标工作的不规范,影响正常的招标秩序。
  第二,一些招标代理机构在承揽招标代理业务时,为了获取代理资格无视企业成本和招标代理收费标准,随意降低代理服务价格,形成价格恶性竞争,进一步降低了招标代理服务行业的利润率。
  二、项目管理三要素在招标代理机构管理中的运用
  (一)项目时间管理在招标代理机构管理中的运用
  招标工作是一项程序性很强的工作,执行过程中可能会遇见各种问题阻碍招标工作的进展,作为招标代理机构,应考虑各方面不确定因素,这就要求我们必须对招标工作进行时间管理,对招标进度进行管控,编制每个项目的招标计划,合理安排每一阶段的工作,并按计划及时完成。
  招标计划可以采用网络计划图、甘特图等工具进行编制,在招标计划的编制过程中要合理安排招标开始时间、持续时间、完成时间,保证每项招标工作满足甲方的需要。招标计划编制完毕后,计划管理者要以计划为依据,将计划的各项工作分配到具体执行者并要求执行者严格以计划为依据推进工作。计划执行者要严格按计划开展各项工作并保存相应记录。良好的招标工作计划不仅能清晰明了的向我们展示每项招标工作的进展情况,还能帮我们了解各种偏差对招标工作造成的影响程度,此外我们可以将招标计划执行过程中的成功经验及时加以总结并推广,制定出标准化的流程。如果招标代理机构的每个项目进度都能控制到位,不断提升时间管理能力,将会大大节省资源。
  (二)项目成本管理在招标代理机构管理中的运用
  上述招标存在问题里提到,现在招标代理机构竞争激烈,那么控制好成本就会提升利润空间,提高代理机构自身的竞争力。所以应本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理将成本管理理念融入到企业文化中去并能够将其作为一项基本的和长期的战略性方针体现于代理机构管理的所有层次、职能和环节。
  成本管理在招标代理机构的实施就可以分为三个阶段:事前预算、事中控制、事后考核。首先,在招标代理结构打算接受一项招标代理业务时就要先根据自身实际情况做好预算。预算科学与否决定了成本控制的好坏,并且预算要尽可能的具体,这样就有了成本控制的依据。其次,要依据预算,有效控制招标的各个过程与环节。例如:招标代理机构可以在电子招评标平台上发售招标文件(电子版)、网上接受投标文件、网上阅评标等,这样可以减少会场租用、人员投入、文件印刷、往来差旅等诸多方面的大量费用。控制的过程就是将实际与预算不断进行对比,查找原因并采取纠正措施的过程。最后,整个招标项目完成,对比实际成本与计划成本,本项目成本与类似项目成本,找出差距,分析原因,为以后项目成本管理积累资料,同时我们根据成本考核指标对相关人员及部门进行考核。
  通过以上三阶段的实施,使成本处于全过程的监控之下,即使发生偏离标准成本的情况,也会因为能在发生环节及时发现,而避免了成本失控的进一步扩大,使成本损失限制在最小程度。
  (三)项目质量管理在招标代理机构管理中的运用
  招标代理机构提供的产品是服务,上面问题里面也提到随着招标代理机构迅速发展,招投标市场竞争日趋激烈,而招标代理机构服务内容单一、质量低下。我们就需要来改善和提高服务质量,以增加市场竞争力。招标服务的质量无法像有形产品那样,可以在经过检验合格后才交付给客户,他的提供与使用具有同步性。因此招标代理机构的质量管理应是一个动态的、持续的过程,所以为有效开展招标服务质量管理可以建立招标服务质量体系。
  首先,在建立招标服务体系的过程中,我们要确定招标的需要。招标代理人应多角度,多方面与客户沟通,了解和收集客户需求(如招标人对项目的具体要求,项目人员组成情况,行政监管部门对政策法规执行的情况和监督尺度等)并对所有需求进行分析排序以确定关键的质量特性。
  其次,就要确定质量方针和目标并配备人力、物资和信息等必需的资源。尤其人的素质是决定工作质量的关键,因此对人的管理就是资源管理的核心,要使每个人都明确其目标、职责和权限,并自觉的执行,要对领导和员工适当授权,使其积极主动的为自己的目标奋斗,进而实现总目标。为确保每一个人都能胜任其岗位工作,应进行多种形式的培训、工作标准化管理、绩效考核来提高员工的能力和素质。例如:可以规定:送招标办备案的招标代理合同等文件代理人要签字或盖章,以此作为考核代理人员的依据并公布所有招标代理从业人员考核情况。凡公布的招标代理从业人员有违法违规、暗箱操作等行为一经投诉或考核不合格,取消其招标代理从业人员资格等等。这将解决目前招标代理人员素质不齐的问题。
  最后,要确定实现质量目标必需的过程、质量控制点和控制方法,建立持续改进的质量体系。招标代理机构的服务过程就是从接受招标人委托到签订招标项目合同为止的一系列活动,我们可以制定WBS将整个过程分解成各个子过程,并对各个子过程进行分析,确定每一个过程需开展的质量活动、需采取的控制方法,进而制定一系列规范性文件来确保每一个环节都能满足其质量目标。还要规定一些预防措施,防止招标过程中可能发生服务质量问题。在完成对招标全过程的检测并逐项记录全过程各关键控制点的基础上,招标代理机构还应对监测的结果进行统计分析,查找实际操作过程与质量目标之间的差距,寻求改进方法,采用PDCA循环推进服务质量管理体系。
  招标代理机构运用项目质量管理思想,建立服务质量管理体系才能对所操作的每一个招标服务项目的全过程进行有效监控,为客户提供规范的招标服务;才能对每一个项目实施做到事前有依据、事中有检查、事后有评定;才能使员工改进服务意识,提高服务质量水平;才能增加在招标市场的竞争优势,实现可持续发展。
  综上所述,项目管理三要素:时间、成本、质量均可以在招标代理机构进行运用并且可以适度的解决目前招标代理市场中出现的问题。然而时间、成本、质量就是一个等边三角形的三角,任何一方的移动必定带动其他的变形,是鱼与熊掌的关系,所以我们要找准一个平衡点,做好取舍分析,保证三个目标结构的均衡性、合理性,力求达到目标系统的整体优化。

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