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探究新时期企业办公室管理及方法创新

来源:论文联盟  作者: [字体: ]

探究新时期企业办公室管理及方法创新

由于信息化社会的迅速发展经济转型加速向纵深推进,给企业的发展壮大带来广阔机遇和挑战。办公室是一个为企业经营提供服务保障的综合性管理部门,在企业经营中起着信息反馈、承上启下、协调企业内外部各类资源等作用,对企业的健康可持续发展具有很重要的促进作用。因此,在新时期的背景下,企业办公室管理要摒弃传统低效的管理模式,不断创新和探索高效的办公室管理方法,才能满足新时期企业的发展需求,从而为企业的发展保驾护航。
  一、企业办公室的职责
  企业办公室的主要特点是服务,在此基础上有几个具体职能。第一,企业办公室管理的制订制度职责。制定和完善企业的各项制度是企业办公室管理中的最重要职责,直接关系到企业的可持续健康发展。第二,企业办公室管理的辅助决策职责。办公室可以通过收集整理相关信息以及深层次的分析向决策者提供翔实的资料和建设性的意见,为决策者正确地做出决策提供参考和依据,为领导者的科学决策提供支持和保障,起到信息补充和定制操作的辅助作用。第三,企业办公室管理的公共关系管理职责。企业办公室要根据企业的战略规划,积极与政府、合作企业和客户等建立良好的公共关系,提高危机公关意识和危机处理能力,组织相关部门共同做好危机公关工作,化解各类矛盾。第四,企业办公室管理的日常管理职责。科学的管理和严谨的制度是企业稳定、持续发展的前提条件,办公室的日常管理工作,就是要将管理和制度有机地结合,进一步优化完善高效科学的管理制度和操作流程,将制度落实到日常的管理工作中,并把企业的各个部门紧密地联系起来,起到管理、监督、协调的作用。第五,企业办公室的档案管理职责。随着企业的发展,业务档案也越来越多。在办公室业务管理中,要根据实际情况做好档案的收集工作和分类归档保存工作,从而提高企业档案的再利用。
  二、新时期对企业办公室管理的冲击
  (一)对办公室的管理水平的冲击。办公室管理工作有极强的全局性和服务性,一个小小的失误都可能会给办公室管理甚至是企业造成很大的损失。因此,办公室管理工作要求工作人员具有严谨的工作态度,从而保证办公室的整体管理水平的高效性。只有制定和完善办公室管理制度,才能使得办公室的日常工作能够有效地运转。只有把一些琐碎的工作做在前面,才能使得办公室的职能发挥出最大的功效。因此,在新时期的时代背景下,企业办公室工作人员要根据工作中的实际情况,不断探索和创新高效的管理方法,修正和完善办公室管理制度,充分利用互联网技术和信息化管理手段,从而提高办公室管理工作的效率,提升管理水平。
  (二)对办公室管理职能的冲击。在传统的办公室管理模式中,办公室的主要工作是进行大量琐碎的日常事务性工作,从而导致公文收发和文秘机要工作逐渐成为办公室管理工作的代名词,只重视办公室管理工作的服务性,而忽略了其全局性。办公室除了要做好日常行政服务工作之外,还要利用办公室对企业全局性的掌握和了解,通过收集内外部相关信息资源,帮助公司的决策者做出准确的分析和判断,成为企业决策者的智囊团。因此,新时期给企业办公室管理的工作属性和职能归属带来更大的要求和压力。
  (三)对办公人本文由论文联盟http://www.LWlM.cOm收集整理员素质的冲击。在新时期的时代背景下,要求企业办公室改变长期以来行政工作的单一性职能,使得办公室工作不仅体现在日常工作的服务性,更重要的是善于在面临复杂的内外部经营环境时足够的敏锐性和预见性。因此,这就要求办公室在选择人员上的综合考量。新时期办公室管理应更注重提高办公室人员的综合管理能力、协调能力、创新能力,办公室管理人员要转变自身视野与管理理念,积极提高工作技能、拓宽和更新专业知识。因此,新时期办公室管理的工作人员要具备调查和筛选企业发展信息的能力,积极收集与整理对企业有用的信息资源,并通过分析和研究,直接或间接地为企业领导决策提供一定的参考意见。
  三、新时期办公室管理及方法创新
  (一)高效的制度建设。高效的制度建设是建立在规范有序的管理和优化的工作流程的基础上。由于办公室的管理工作流程比较复杂,并且具有涉及范围广的特点,因此,必须建立严谨的规章制度和办公流程,来保证办公室管理工作规范性和有序性。在优化工作流程方面,办公室要坚持有序性、系统性、可行性、简洁性的原则,使得办公室的管理制度统筹兼顾和简洁高效。管理者在制度审定中要根据企业转型发展的战略规划,分析工作程序,拟定工作流程的关键路线,从而优化工作途径。通过加强基础管理,简化工作流程,从而有效提高工作效率。
  (二)合理的分工与合作。办公室内部分工的科学与合理,对提高办公室管理的工作效率、实现办公室科学化管理具有重要的意义,而如何将分工与合作有机地结合是更好地发挥办公室枢纽作用的关键点。要想实现办公室管理的科学化,首先就要合理地划分办公室的内部职能,并将各项工作细化到岗位职责中,使得办公室人员能够各司其责、各尽其能,防止工作中盲点的出现。在合理分工的同时,要强化每位办公室员工的责任意识和团队意识,切实落实AB角负责制和首问负责制,加强岗位间的补位与合作,以保证办公室的各项工作真正落到实处。
  (三)发挥枢纽作用提高执行力。办公室作为企业内外部公共关系的枢纽单位,要求办公室人员不仅具有很强的协调能力和应变能力,还要有高效的执行力。提高部门间的协作性,在协调中既要热情、主动也要把握尺度;协调企业内部关系时,不仅要自上而下,还要做到自下而上,运用逆向思维来解决工作协调中的困难。提高工作执行力,办公室人员要眼疾手快,善于掌握上级精神、领会领导意图、倾听了解各部门各基层的情况,根据具体发生的事件分清轻重缓急,处理工作做到忙而不乱、烦而不杂。对于企业、领导下达的工作目标和任务,要处理及时落实到位,以高效的执行力提升办公室工作的保障作用和服务水准。
  (四)树立严谨的工作作风。树立严谨的工作作风,一是体现在以严谨的工作态度加强理论研究分析。办公室不仅要围绕企业业务发展现状和经营管理情况,开展调查研究,也要密切关注国际国内宏观经济形势变化以及国家重大战略、产业发展方向、经济政策最新动态,拓展研究广度和深度,持续提高研究分析能力,为领导决策提供有力支撑。二是体现在依托科学有效的数据加强信息化管理。办公室要充分利用信息技术,要求技术部门通过收集、检测、模拟等方法提供支持,建立一系列科学有效、直观的数据系统,建立简报制度和案例分析报告制度,以科学的手段为办公室辅助决策职能提供有效支撑。
  (五)提高办公室人员的综合素质。“工欲善其事,必先利其器”,人员综合素质始终是做好工作的关键。在新时期的时代背景下,办公室人员除了具备基本的学历、综合技能等条件外,还需要不断进行自我知识的更新、创新能力的培养以及心理素质的磨练。另外,为了保证办公室工作的可持续性和高效性,需要引进专业性人才,以满足新时期办公室管理创新对于人才的迫切需求。
  四、结束语
  本文主要通过对新时期企业办公室管理创新的分析和探究,让我们知道了在新时期的背景下,企业办公室管理要摒弃传统低效的管理模式,不断创新和探索高效的办公室管理方法,才能满足新时期社会的发展需求,从而为企业的发展保驾护航。因此,办公室管理人员要建立高效的管理制度,对办公室内部工作进行合理、科学地分工,使得办公室人员能够各司其职、各尽其能。同时提高办公室人员的综合素质,形成良好的工作作风,从而增强企业办公室管理的有效性。

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