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高校人事档案数字化外包的工作机制研究

来源:论文联盟  作者:戴玲 [字体: ]

高校人事档案数字化外包的工作机制研究

随着信息技术的迅猛发展,各行各业都已实现现代化、网络化的办公手段。各级各地的综合档案管理部门基本不同程度地实现了信息化管理、网络化利用,建成数字档案馆的也不在少数。近年来,人事档案管理信息化虽然被提上了议事日程,却进展缓慢。笔者2015年参与的一个课题中对西南地区高校的人事档案数字化情况进行了统计,参与问卷的34所高校中,正在规划人事档案数字化的仅有9所,正在进行的仅有2所。人事档案数字化是人事档案信息化管理的前提条件和基础工作,大多数档案数量庞大的人事档案管理部门没有条件依靠自身力量来完成,只能寻求专业的数字化外包公司。外包需要大笔经费,加之人事档案数字化有风险,外包风险更大,管档部门求稳怕乱,宁可固守传统的管理、利用方式。尽管如此,可人事档案信息化管理已是大势所趋,怎样实现人事档案的网络化利用,深层次的数据挖掘,发挥人事档案资源的最大化价值而又做到不泄密,保障档案信息、个人隐私的安全是一个亟待解决的问题[1]76-77。鉴于此,笔者梳理了本校人事档案数字化工作中的经验和做法,那就是,建立一个严密的数字化工作机制,合理利用数字化外包公司这一社会资源,趋利避害,采取有效措施防范风险,保证外包过程中档案实体和档案信息的安全。
  高校人事档案数字化的工作机制由组织保障、安全保密、制度保障、工作流程四个部分组成。
  一、自上而下多部门的组织保障机制
  干部人事虽然历经达标升级、专项审核等工作,案卷质量得到了很大的提高,但仍有少部分材料没能补充齐全,仍存在一些需要整改的内容,在对档案进行数字化之前,还需对档案进行审核、催交材料,使之进一步完善以保证数字档案信息的完整齐全[2]24-25。目前,我国干部人事档案的管理体制多元化,以高校为例,有些高校将干部人事档案划归学校组织部管理,有些划归人事处管理,有些则划归学校档案馆管理。笔者所在高校的干部人事档案由档案馆管理,档案数字化前审核和催交材料工作,不管是组织人事部本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理门还是档案馆都无法独立完成,需要多部门沟通、协调,配合;档案数字化外包经费的申请、落实等更需要分管领导的支持。只有成立一个校级人事档案信息化工作领导小组,才能组织、协调、督促各部门履行相关职责,保障所需经费的申请和落实,顺利完成档案的审核、补充材料和数字化工作。
  领导小组由学校分管领导担任组长,组织、人事部门、档案馆的领導担任成员,下设办公室,成员由档案馆负责干部人事档案工作人员组成。干部人事档案材料形成的源部门主要是组织人事部门,各直属单位和学院也会形成部分材料,催交材料工作也需要他们积极配合。
  1.组织部、人事处:组织部和人事处是人事档案材料的产生、形成、主要来源单位,主要负责继续对干部人事档案所缺材料的补充、完善与认定。
  2.网络信息中心:组建干部人事档案工作内网(希望网络中心提供建议或帮助完成),在干部人事档案信息化过程中对软硬件设备购置提出建议并协助档案馆与外包公司进行具体商谈,为档案数字化过程中的设备配置、网络安全防范等提供技术支持。
  3.档案馆:档案馆是人事档案信息化建设工作的实施单位,负责确定档案整理标准、扫描技术规范(按照中组部组通字〔2010〕61号文件标准制定)、软硬件配置标准和系统功能设定要求,审核验收档案数字化产品及信息系统产品质量。负责与承包单位签订合同,进行工作进程管理和现场检查。
  4.其他校直各单位、各学院:一是负责与本单位教职工的联络,并根据档案馆的要求,及时做好本单位教职工有关科研学术水平、培训、奖惩、学籍等干部人事档案材料的收集、移交等工作;二是有干部人事档案材料产生、形成的单位,需根据档案馆的要求,完成对干部人事档案所缺材料的补充,如入党材料等的补充、完善、移交。
  此外,全校教职工应积极配合,并根据档案馆的要求,将需要补充归档的个人档案材料及时向档案馆人事档案室移交。
  二、层层设防的安全保密机制
  安全保密机制由数字化加工场地的保密措施、外包服务商的保密资质、服务商项目工作人员的保密管理、数字化软硬件设备的安全措施构成。
  1.数字化加工场地保密措施。数字化加工场地所在办公楼或办公区域需采取安全防护措施,特别是办公区域的安全防护措施。办公区域的门控采取电子门禁或铁门加机械锁的方式实现安全防护,在办公区域出入口、重要部位和人事档案管理信息系统服务器所在机房安装视频监控系统和红外报警措施。人事档案数字化室必须专用,并安装防盗门窗,工作人员凭工作牌出入数字化室,无关人员不能随便出入,室内和进入室内的通道、进入库房的通道均安装监控设备,确保数字化工作在无死角监控下进行。工作人员的所有通讯设备和物品均不能带入数字化室,全部放置在室外的铁皮柜中保管并上锁。
  2.外包服务商具备保密资质。严格审查服务商企业资质证书,即外包公司必须具备涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质证书和国家秘密载体印制资质证书,做到防微杜渐,保证档案信息的安全。
  3.服务商项目工作人员保密管理。外包服务商的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明。对服务商项目工作人员进行保密教育,保密教育的内容包括档案保密制度、保密操作规程和保密责任等。与服务商签订保密协议,所有项目工作人员必须签订保密承诺书[3]74。保密承诺书的内容包含:不仅在项目实施期间,项目工作人员要遵守各项保密规定,还要求在项目完成之后一年间,仍要服从脱密期管理,如有违反将承担法律责任。

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