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浅析秘书人员所必备的综合素质

来源:论文联盟  作者: [字体: ]

浅析秘书人员所必备的综合素质

 何谓秘书?政党内之要职、商业机构内的文职人员、香港决策局的最高级公务员职位、美国联邦政府的部长英文名称亦为(总统的)部会秘书,如国务卿为Secretary of State、陆军部长为Secretary of Army,平时称为部长先生Mr.Secretary。由此可见秘书人员及其地位和角色的十分复杂性,在现实秘书工作中,对秘书这一职业的综合素质提出了相当高的要求,知识、能力、个性心理和气质性格方面是秘书人员综合素质要求的重要标准,与秘书工作的质量与效率密不可分。 
  一、知识 
  秘书人员所具备的知识应多元化且不断更新,这样才能更好地发挥参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用。秘书的知识结构主要包括基础知识、专业知识和相关辅助知识三类。 
  (一)秘书的基础知识是衡量一个人能否成为合格秘书人员的基本条件。基础知识越扎实、丰富,秘书人员的潜力发挥就越大。秘书人员的基础知识主要包括自然科学知识、社会科学知识两方面。 
  自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识秘书人员都应掌握。据有关研究表明,数学学得好的人智商都很高。因此,在对秘书工作的研究和实践当中,人们也开始认识到数学方法论的巨大作用,如辅助决策中的对策论和运筹学方法,经济分析中的抽象方法和定量化方法等等。同数学一样,其它自然科學如生物、天文和地理等,秘书也都不能忽视。如秘书在为领导安排国际旅程时,若无必要的地理知识,忽略或错误地计算了时差变化,就会造成很大的麻烦,甚至耽误要事。 
  社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等,秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程,也要懂得中外文明演进的历程,有利于我们借鉴历史经验立足于科学决策的基础之上。秘书人员对祖国的社会发展变化历史,对几千年形成的璀璨文化,以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识,才能在工作上维护祖国的利益,发扬民族传统,继承正确的思想。哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。秘书作为枢纽人员,法律知识是必备的基础知识,做到知法、懂法、守法、护法,才能成为名副其实的“参谋助手”。 
  (二)秘书人员的专业知识可分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。 
  秘书专业的基础知识是秘书知识体系中的核心部分,是秘书人员与其他专业人员区别的基本标志,包括秘书业务理论知识和工作方法技能,如文书撰写、制作、处理和档案管理;调查研究、信息收集;会务安排、会场布置及服务;日常事务管理;协调管理等。行业专业知识是秘书人员所服务的行业、系统的专业知识,比如在政府机关工作的秘书人员就需要具备行政管理等方面的知识,在工厂工作的秘书人员理应通晓产品设计、质量管理,产品的生产、销售概况,人事变动情况,以及本企业在同行中的地位、作用,最重要的是本企业所从事的行业基本常识等方面的基本知识。以及其他处于教育、文化、军事、医疗、外事等不同行业的秘书人员,也应分别具有各自行业的专业知识。 
  (三)相关辅助知识。多样的辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用,也不同于专业知识那样起“标志”作用。但它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括:管理学知识。秘书是辅助管理人员,秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质,比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。过程定会表现出心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识,不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征,克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质,同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征,掌握他们的心理活动规律,并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往,以提高交往的质量和效果。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的,而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。熟悉电脑操作和办公自动化设备的使用,新世纪的秘书人员要充分发挥领导的“千里眼、顺风耳”的作用,首先应快捷地获取各种信息,这就需要熟悉电脑,才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机及光学符号阅读器、缩微机、录相机等等,这些现代办公设备的使用,有效地改变了秘书人员手抄手写的手工劳动方式,极大地提高了办公效益和管理水平。 
  二、能力 
  秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性,需要秘书人员具有多种能力。 
  (一)秘书人员进行基础职业活动所必需的基本能力。具体包括如下几方面的内容: 
  1.观察能力。秘书工作每天都会面对大量需要解决的实际问题,分析、研究、解决这些问题,是现代秘书工作的重要内容,这正是所谓“研究新情况,发现新问题”。而分析、研究、解决问题,就需要避免主观臆断,需要对问题有正确的判断和全面的把握,就需要发现事物现象和本质之间的联系,以便

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于更好地解决问题。而这一切首先必须从观察开始。良好的观察能力是不断培养和锻炼的结果。 
  2.记忆能力。良好的记忆能力是现代秘书的基本能力之一。信息管理职能的实现需要秘书有良好的记忆力。秘书部门是机构的信息枢纽站、集散地,信息的收集、贮存、加工、输出、反馈等处理过程,需要秘书具有良好的记忆能力,以确保信息的保真度和传递的有效性。

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