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探讨知识管理在档案管理方面的应用

来源:论文联盟  作者:王雪莲 [字体: ]

探讨知识管理在档案管理方面的应用

  在漫长的历史发展中,人们通过不断的参与社会活动,积累了一定的经验和认知。如果把这些人类通过参与社会活动而积累的经验和获取的认知综合起来的话,我们可以用一个概括性的词汇来称呼它,这个概括性的词汇就是“知识”。知识是人类智慧与实践经验的结晶。处在知识经济大发展这样一个时代,知识变得越来越重要起来。可以说,谁掌握了知识,谁就已经直接或间接的把财富和经济的源头已经握在了手心里。因此,在这样一个大背景下,将知识管理应用到档案管理当中去,对档案管理工作的开展也具有积极的促進作用。 
  1、知识管理概述 
  知识管理作为一种新兴的管理理念,萌芽于知识经济大发展这样一种背景下。在1990年初期,就在商业领域掀起了一股流行的热潮,并逐渐在各个领域得到了普及和应用。在竞争环境下,知识管理的出现具有必然性,它是企业和个人得以发展所必须经历的一个过程,从这点来看,知识管理也是新兴的一种发展方式。随着1998年《工作知识》这本书的出版,标志着知识管理概念的形成。而且,随着知识管理的不断发展,我国经济界也逐渐认识到了知识管理的重要性,并围绕着知识管理制定了一系列的发展和实践措施。 
  2、知识管理的实质 
  知识管理的实质是通过创立的一个机制,大家可以实现对知识的学习、传播和共享。这种机制具有以下几个集中表现出的特点:首先,在“知识具有价值,知识是创造一切财富的源泉”这种认知的基础上,人们开始了知识管理,从而实现人们通过学习知识来不断创造价值、获取财富这样的一个目的。其次,知识管理作为一种新型的管理模式,可以使知识成为一种可以得到最大化开发利用的战略资源,从而使这种知识资源可以为社会的各个领域服务,最终达到“1+1>2”这样一种效果。最后,知识管理萌芽于知识经济大发展这样一个时代背景之下。知识管理不仅可以对知识进行一番归纳和整理,还可以使有限的知识创造出无限的价值,具有非常广阔的发展前景。 
  3、档案管理现状 
  档案管理本身就是对知识进行组织和管理的一种活动,它包括信息加工、知识组织、传播学习和共享交流这样四个环节,在这个四个环节各司其职的前提下,档案管理工作这个大的整体才能更好的发挥其应有的积极作用。在当前信息化大发展这个潮流的推动下,在档案管理工作当中也加入了一些数字化的处理工作,这为档案管理工作的发展带来了一定的促进作用,但是,虽然档案管理在目前来看取得了一定程度的发展,但是在档案管理人员的素质、规范安全化的管理意识和管理技术等方面仍在存在着一些亟待解决的问题。 
  4、知识管理在档案管理中的应用 
  4.1 在档案信息管理中知识管理的应用 
  当需要对知识进行贮存和传播的时候,档案便是一种很好的并且被经常使用的形式之一,由此可见,档案自身就已经被赋予了知识的属性,其内容可以更加显而易见的呈现在大家面前。在档案管理中运用知识管理这种管理方式,可以把显性知识梳理得更加系统化、更加清晰化,可以把隐性知识发掘出来,给大家展现出来,从而为知识的传播和分享提供一定的便捷性。 
  4.1.1对显性知识的组织管理 
  档案中的显性知识具有一定的直观性,易于被大家所接受。这些直观性的显性知识通常会以表述的事件、史实和思想等方式呈现出来。为了使这些显性知识可以物尽其用,对其进行组织和管理就显得十分必要。管理着需要运用自身所掌握的知识对这些显性知识进行一定程度的归纳和整理,为人们查阅学习提供便利。只有实现了人们的对这部分显性知识的掌握,人们才可以在原有基础进行创新,不断推动我国社会历史的发展进程的前进。 
  4.1.2对隐性知识的组织管理 
  隐形知识主要是以个人经验为基础,它主要是以信念、观点、价值观和预感等方式呈现出来。这些隐性知识多是涉及到心理、感觉和经验方面的一些知识,难以以明确化的官方语言所表述出来。而档案中所包含的隐性知识主要包括档案的形成背景和其中所蕴含的一些隐性的信息等,为了使这些知识可以呈现在大家面前,并为大家分享和学习,就需要以知识管理这样一种方式,把这部分隐性知识转换成显性知识,便于大家利用学习。 
  4.2 在档案实体管理中知识管理的应用 
  在对档案实体进行管理的过程中,管理工作不应该仅仅局限在对档案的收集、整理和保管这些方面,让人们意识到这种实体档案中所包含的有利知识的价值才是最为重要的一点。而将知识管理应用到档案的实体管理当中去,恰恰可以达到这个目的。为了使档案中的有用信息得到充分利用并发挥其所具有的最大价值,利用知识管理的方式对已有档案调整和完善就显得十分必要起来。通过对知识的鉴定、以知识单元为模块进行整理、以利用者为中心等一系列配套措施的开展,让人们不仅意识到了实体档案的价值,更是可以充分利用到这些实体档案。知识管理的应用使实体档案管理发挥出了最大的价值。 
  4.3 在档案机构管理中知识管理的应用 
  档案管理机构主要包

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括图书馆、档案室和文件管理中心等这些实体的机构组织,它也包含这样一些诸如数字图书馆和档案网络联盟等虚拟的机构组织。在档案管理机构中应用到知识管理,不仅可以实现机构对资源的合理的配置,还可以提供该机构的工作效率,具有一定实用推广意义。 
  结束语 
  处于知识经济急速发展这样一个时代背景下,档案管理与知识管理有着相互依存的关系,档案管理确保了知识管理的存在地位,而知识管理在档案管理中的应用也可以对档案管理工作起到积极的促进作用。因此,知识管理在档案管理中具有广阔的应用前景和应用价值。 

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