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档案管理工作在财务工作中的地位

来源:论文联盟  作者:彭红姝 [字体: ]

档案管理工作在财务工作中的地位

新时期信息化社会的到来,信息的收集和透明化已逐渐被人们所接受,已然成为日常生活中的重要组成部分。财务工作的档案管理工作包括财务工作的教育教学工作、学生学习、基建、实习实训、科研、学习管理等相关的资料信息,通过音像、图表、文字等形式进行保存。财务工作的办学特色、文化底蕴、发展历程、管理水平等相关内容体现,档案管理工作为院校的发展提供坚实的基础,为实现学校档案管理的利用价值,院校的管理者以及工作人员都对档案管理工作相当重视,从制度规范上和工作素养上都积极突破传统的束缚,加强档案管理的开发利用,提升档案管理意识。
  一、档案管理工作在财务工作的地位
  档案管理工作虽然在财务工作管理工作中被作为必不可少,至关重要的一部分,财务工作的档案真实地记录了学校在不同历史时期的党政管理、教育教学改革、科研等各方面的成就,同时也是广大教育工作者和学生创新奉献的参考凭证,对于学校的建设、管理、教育教学、科研、评估等一系列工作具有举足轻重的作用。但是实际上由于当前财务工作档案管理工作单一,技术含量低,仅仅被作为收集、整理和供人查阅的工作人员,得不到上级领导的相关重视。可能相同学历的专业人才由于在档案室本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理工作,其工资待遇水平同相同级别、相同职称的教师会有所差别,严重打击了有能力、有抱负的档案管理工作人员的积极性,影响高质量、高水平工作的开展。
  二、导致档案室地位不高的原因
  1.领导不够重视。目前我国的财务工作大都是由多个中专院校合并而成,规模不大,管理比较松散,尤其对档案管理工作的开展,没有充分认识到档案工作的重要性,由于档案管理工作不能给财务工作带来比较直接的、显著的办学效益,所以很多财务工作的档案管理工作都处在比较尴尬的边缘化的境地。由于种种原因,领导不愿过多的对档案工作提供经费支持,致使档案工作人员仅停留在收集和借阅的基础上,没有动力因素和资金支持来对档案进行全面的管理和保养工作。4同时,学校的许多教师都不清楚档案室的真正用途,很少会查阅档案,致使档案室仅仅作为接收人事档案的仓库,没有任何现代化的配套设施,仅仅作为参加评估工作的一个配套设施,为了更好的达到评估要求,上级领导才会重视起档案的评估要求和实际目标。
  2.档案管理工作人员素质不高。由于学校本身的不够重视,定位比较低,没有提升到一定的高度,所以针对档案管理人员,大都是兼职,个别是专职,并且如果是专职,也是从别的岗位调过来,没有扎实的专业基础和针对性的培训,有些财务工作为了留住高端人才的需要,向刚引进的博士、教授等承诺为他们的配偶或者子女安排校内工作,而最有可能接纳这些家属的工作部门通常就是档案室、图书馆等。显而易见,这样的工作队伍素质参差不齐,总体素质不高,对档案管理工作的重视不够,管理意识不高,对各个工作环节可能都不太熟悉,要一步步摸索着前进,很难跟得上先进的财务工作档案管理水平。
  3.档案的利用率极低。财务工作的档案室通常只是一个办公室,没有高楼大厦和专门的保卫人员。而负责档案收集和整理的工作人员也没有足够高的宣传和企划意识,仅仅是作为一项简单的看管工作而已,没有深度的研究和挖掘档案管理工作的延伸内容和拓展内容,想法比较单一,收集的资料少,档案管理手段落后,服务意识不够,业务水平不高,没有高度得宣传和介绍学校档案室的重要性,这一系列的最终会导致档案的利用率非常低。
  三、提高档案管理工作地位的有效途径
  1.加强领导管理力度。财务工作的领导和档案工作人员应充分认识到档案管理的重要性,提升档案管理意识,认识到档案管理在信息化社会中的重要作用,明确档案管理的方向和总目标,从而给予档案管理工作足够高的重视。在财务工作的建设中加强对档案室的建设,设立专项资金供档案收集、整理和保养使用,投入现代化使用设备,供教职工轻松方便检索和查阅档案,在档案管理工作中采用现代化、规范化、科学化的工作方法。
  完善档案管理制度建设,改革管理方法,我们知道财务工作的档案管理大都是自称体系,没有统一的管理章程和规章制度。这在一定程度上就阻碍了档案管理工作的顺利开展,因此,财务工作应按照《档案法》和《高等院校档案实体分类法》制定或者是完善统一的档案管理规章制度,使财务工作的档案管理走向规范化、标准化的轨道上。
  2.提升档案管理人员素养和业务水平。在档案管理人员配备上,应优先选拔专业人才从事档案工作,合理分配专职和兼职人员,不能单纯得作为“博士后”家属流动站,从学校的整体发展方向出发,合理定位,加强档案管理专业队伍的建设。所以,提升档案管理人员的整体队伍素质和业务水平具有举足轻重的作用,在招聘时应界定专业需求,定时组织专业培训,向更专业的档案管理事业奋进。
  3.加大宣传,提高档案利用率。财务工作档案室承担的责任和义务应向全校教职工宣传,而不是仅做好上级领导要求的基本任务,目前,很多财务工作老师并不清楚档案室的具体作用和有效价值,或者根本不知道财务工作档案室的存在,仅仅以为是存放人事组织关系的保管室。9随着信息社会的到来和发展,档案事业逐步向信息资源挺进,不只局限于纸质文本档案的保存,更多倾向于信息档案的保存和供教职工利用,因此档案管理人员应加大宣传力度,提升档案管理的有效利用价值,提高利用率。
  四、结语
  总之,财务工作档案管理事业具有十分重要的地位,从上级领导至档案管理人员,都应该加强档案管理意识,改进服务方式,增强服务创新等方面的改进。知识经济的到来确实给档案管理事业带来许多挑战,但是也给自身在学校中地位的提升带来机遇,在财务工作的不断发展中,加强档案事业的落实,契合评估的时机,抓住时机改进档案管理工作方式,增强服务模式创新,档案管理人员树立坚定的信息,提高自身素质和业务水平,必能提高档案管理工作在财务工作中的地位。

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