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浅析新形势下如何做好企业档案管理工作

来源:论文联盟  作者:刘玲玲 [字体: ]

浅析新形势下如何做好企业档案管理工作

  企业档案是指企业在生产、经营、科研等活动中所形成的各种有保存价值的资料总和。它和企业的经济信息、相关情报信息共同组成了企业的信息资源,在企业的运营管理、战略决策等方面都发挥着积极的作用。伴随着档案信息化建设的加快以及企业改革的深化,企业档案管理工作的重要性也日益突显出来。在市场经济如此激烈的背景下,企业如何抓好档案管理工作,使其更好地服务于企业的生产经营与战略发展,是值得企业深思的一个课题。
    一、我国企业档案管理存在的主要问题
    (一)缺乏档案意识,资金投入有限
    改革开放多年来,很多企业更注重经营效益,认为档案管理不能产生实质性的效益,因此,不重视档案管理工作,划拨的管理经费也十分有限,无法满足现代化档案管理工作的需要。这一现象在一些中小企业中表现得极为明显,档案设施老旧,档案库房狭小,甚至根本无专用的档案库房,档案管理软件实用性欠佳,功能不全,不符合相关要求[1]。
    (二)档案管理制度不完善,管理水平低下
    在信息化时代,企业档案管理工作发生了极大的变化,无论是管理内容,还是管理方式都与传统管理模式有一定的差异。但很多企业未对档案管理制度进行及时完善,更新,造成档案管理制度滞后,跟不上企业发展的步伐。企业内部也未形成统一的档案管理标准,不利于部门间的沟通协作,这在很大程度上制约着企业档案管理工作的现代化进程。
    (三)档案人员业务水平有待提高
    由于企业对档案工作不重视,档案人员基本是非专业出身,文化程度不高,管理方法陈旧滞后。加之档案管理制度不健全,档案管理工作规范性欠佳,比如,档号、案卷标题不规范等。不少档案人员工作积极性不高,觉得“干多干少都一样”,习惯应付了事。“磨洋工,装样子”的现象也很常见。
    二、转变理念,加强管理,提高档案管理水平
    (一)转变理念,加强组织领导
    首先,企业领导层必须充分认识到档案管理是企业管理工作的一部分,对企业的经营发展产生着重要的影响。因此,要高度重视此项工作,将档案管理纳入企业的重要议事日程中,企业一把手要亲自挂帅,由部门负责人负责具体落实,做本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理到和其它工作同安排、同部署、同研究,形成齐抓共管的良好局面。同时,将责任心强、综合素质好、具有奉献精神的人员扩充到档案队伍中,细化工作流程,健全管理机制,逐步提高档案管理水平。
    其次,要积极运用宣传栏、网络、视频等宣传途径,在企业内部大力宣传档案管理的重要性,组织员工学习《档案法》及典型案例,让大家认识到企业档案的应用价值,从而增强档案意识。同时,利用不同舆论媒介与宣传手段向职工宣传党和国家关于档案工作的方针、政策及法律法规,并宣传本企业档案管理制度,以营造出良好的档案宣传氛围,让广大员工都关注档案管理,主动配合档案工作,及时上交需归档的资料。
    (二)加大资金投入,完善软硬件设施
    完善的基础设施是实施档案管理工作的必要保障,对档案的安全保管以及档案资源的利用效果均会产生重要影响。因此,为确保档案管理工作的顺利实施,企业必须给予资金扶持,划拨专项经费,逐步改善档案管理的软硬件条件。首先,应根据《档案法》规定,选取单独库房作为档案库房,但不建议将档案库房设立在办公楼底层,以避免偷盗行为发生。其次,要做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等工作,确保档案资料完好无缺。这需要配备专门的库房恒温恒湿设备、吸尘器、灭菌机、红外线报警器、防盗门等[2]。另外,还应配备电脑、打印机、扫描仪,安装档案管理软件,不断提高档案信息化管理水平。
    (三)健全管理制度,实现档案管理规范化
    “无规矩不成方圆”,健全的管理制度是企业高效运转的重要保障。首先,企业要根据自身档案管理现状,不断完善现有的档案管理制度,规范档案保管、借阅、归档等工作流程,明确档案员岗位职责,避免出现互相推诿的现象。其次,完善绩效考核机制,将干部任免和人事聘用制度挂钩,将工作业绩和薪资福利挂钩,以期通过管理机制方面的创新来引入源头活水,逐步让档案管理工作走上正轨。最后,要加大对档案工作的监管力度,采用定期与不定期相结合的检查方式,及时查出工作中的漏洞与不足,并要求限时整改。对于反复整改不达标者,要给予严厉处理。
    (四)加强档案队伍建设,提高档案管理水平
    档案学属于一门系统的科学,档案资料也是企业发展的重要历史凭证。档案人员的业务素养在很大程度上决定着档案管理水平的高低。档案部门要经常开展教育培训活动,让档案员学习档案管理理论知识,了解当前档案领域的现状与发展前景,更新老旧的知识结构,不断提高专业素养。同时,还要积极宣传档案战线上的先进人物与先进事迹,引导档案员要向先进看齐,学习
  先进的优秀品质,爱岗敬业,甘于奉献,追求进步。在教育培训工作中,要注意两点:一是教育培训要有针对性,对于新员工要着重培训档案管理的基本知识,相关操作方法以及鉴定文件价值的相关原则与方法。对于兼职档案员则应加强对专业基础知识与基本操作技能的培训,并对工作中的薄弱环节进行重点培训。二是教育方法要多元化,采用多媒体、研讨会、经验交流、专家讲座等多种教育方式,以提高档案员的参与积极性。同时,还可以公布电子邮箱与热线电话,及时解决档案员工作中出现的各种问题。
    (五)合理开发利用档案资源,发挥档案资源价值
    在传统档案管理中一般只注重档案管理,而忽视了档案的开发利用。合理的开发利用才是档案管理工作的最终目的,也属于整个档案管理工作中的重要组成部分。因此,企业要合理开发,充分利用档案资源。首先,要增强服务理念,明确服务方向。档案工作是为企业的经营发展服务的,这就是档案服务的方向。因此,档案工作必须密切围绕企业的经济建设,结合档案工作目标,突出服务重点,更好地为企业服务。其次,要积极运用先进的信息技术,建立健全电子档案室,建立企业档案数据库,并逐步更新数据库系统,。同时,要开发专门的检索工具,便于人们查阅所需信息。再次,要适当扩大档案服务对象,实现档案服务社会化。把本企业、本系统外的相关潜在用户作为潜在服务对象,在不违法相关法律法规的前提下,为其他社会成员提供档案服务。档案社会化服务包括无偿与有偿两种服务[3]。企业对外的技术服务、业务咨询、技术转让等均属于有偿服务,而只产生社会公共效益的档案资料可作为无偿服务。通过这种服务创新,既能彰显出档案管理的人文性,也能为企业自身树立良好的社会形象,有利于提升竞争力。在开展社会化服务的过程中,企业还应积极探索,摸索服务对象的规律与需求,提供更多元化的服务。
  三、结语
    企业档案不仅是企业的宝贵财富,也是国家档案资源的重要组成部分。面对风云变幻的国内外形势以及激烈的行业竞争,企业必须重视档案管理工作,增强档案管理理念与创新意识,不断完善档案管理机制,使其符合现代企业管理工作的要求,更好地服务于企业发展。

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