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关于干部人事档案管理的思考

来源:论文联盟  作者:王静 [字体: ]

关于干部人事档案管理的思考

 【摘要】 本文基于笔者在连云港供电公司人事档案管理的实际工作经验,结合这次干部人事档案管理的审核工作,提出了在干部人事档案管理中存在的问题,并在此基础上提出了改进的原则和方法。之后结合省公司2006年在全省电力系统人事档案管理工作中大力推广的协同办公系统和人力资源管理系统,阐述了干部人事档案管理的信息化改革的优点及在改革中存在的漏洞,并给漏洞打了补丁。最后对干部人事档案管理的改革做出论文联盟www.LWlm.Com了展望。
   【关键词】 档案管理 信息化 补丁
   干部人事档案是我们选人用人和正确使用干部的重要依据,它在加强领导班子和干部队伍建设,培养造就大批德才兼备的人才中起着重要的作用。党的十七大对深入贯彻落实科学发展观提出了明确要求——科学发展观的基本要求是全面协调可持续发展,根本方法是统筹兼顾。我们在档案管理的过程中要时刻以党的十七大精神为指导思想,坚持科学发展观和正确的业绩观,把服从服务于国家电网公司的工作大局和干部工作的中心任务作为人事档案工作的根本出发点和落脚点。我们要转变干部人事档案管理工作的思路,努力建设一个高质量的档案管理体系,为企业的发展,为企业选拨人才打下坚实的基础。
   本文通过在连云港供电公司干部人事档案管理中的实际经验,结合省公司这次干部人事档案管理的审核工作要点,对干部人事档案管理工作谈几点体会,以供广大同仁参考。
   一、干部人事档案管理中需改进的问题和解决原则
   近年来,我公司干部人事档案工作取得了巨大的成绩,但是随着科技的不断发达,档案概念的不断扩大,档案管理工作也出现了一些滞后现象,或多或少暴露了一些有待改进的问题,主要表现在以下几个方面。
   1、干部人事档案管理缺乏信息技术的支持
   在当前的档案管理中,我们还一直沿用手工操作,着重点仍在收集、整理等基础工作上,对现代化、信息化涉及较少。虽然干部档案室配备有计算机,但也只是用于目录的存储与检索,做一些简单的利用,信息存储量少,实用性差。江苏省公司电力公司本部和13家地市公司都采用了协同办公系统,这对提高工作效率无疑是起到了促进作用,但是也存在许多可提高的地方。以笔者所在的连云港供电公司为例,就档案管理而言,协同办公系统里面的信息滞后,内容更新缓慢,各项内容填写不全,甚至出现错误的现象;其次协同办公系统能自动导出各种表格配合我们的工作,比如借阅档案的审批表等都能自动生成,不需要再去重新制作,但是对它仍然“用之甚少”,这也是很多公司都存在的一个共性问题。
   随着知识经济时代社会现代化的到来,人事档案的载体必将由传统的“白纸黑字”转变为“电子数字”,人事档案的收集、存储、管理和利用等工作都将发生本质的改变。应用信息技术改变传统档案管理模式,已成为人事档案管理的必然趋势,所以在平时的工作中,我们就应该注重对电子档案的内容进行补充审核,这是一项事半功倍的工作,也是一项适应时代发展的工作,我们必须重视它,做好它。
   2、干部人事档案材料不够完善
   本次干部人事档案的审查明确提出:逐份、逐页鉴别材料是否需要存入档案——对无归档价值的材料,经核实无误后,登记销毁或者退还本人;多份重复的材料选较好的一份归档,多余的剔出。在档案的整理中,我们也确实发现了一些没有实际价值、不符合时代潮流的内容,也有一些材料,原件和复印件都保存在档案中,对于这样的材料,在工作中要做到严格把关,检查每一份材料,对里面冗余的内容进行清理,做到每份档案都是分类清晰、内容精炼、信息全面。在人事档案材料的整理中,我们可以扩大档案的概念,收集审核更多的内容。
   (1)归档个性内容。对各级领导干部,进一步充实档案材料,重点是及时将他们的工作情况、工作业绩以及在重点工作中的表现情况和任务完成情况、群众认可情况、考核考察材料收入档案;对一般专业技术和管理人员,要重点收集他们的学术和技术推广成果材料等。
   (2)审核内容层次。随着可续发展观的不断深入,“老十类”的材料开始渐渐的不能满足新形势的需要,我们应当审时度势,规定新的整档范围,淘汰参考作用不大、不适应新需求的材料,将人事档案审核的重点从政治、家庭和身份等方面转移到能力、业绩和技术水平上来,让人事档案从内容到形式都做到精练有效。
   (3)收集补充新内容。随着社会的发展,过去形成的“人事档案观”应与时俱进,人事档案的内涵应得到相应的扩大和丰富,其中不仅应包含个人履历之类的记述性材料,还可以包含许多其他关于当事人的材料,比如能真实反映人才的能力、特长的内容,关于个人信用的记录,涉及养老保险、医疗保险、失业保险的内容等。
   3、档案管理工作者水平有待提高
   现在,很多单位都存在档案管理人员调动频繁、兼职人员过多、业务培训工作跟不上等一些普遍性问题。不断提高档案管理工作者的水平,是提高档案质量的关键因素,同时由于档案材料的特殊性,必然对档案工作者提出更高的要求。
   (1)良好的政治素质。由于档案工作具有机要性,档案专业人员必须具有严格的保密观念和保密习惯,以确保档案信息在政治上的安全。哲学家熊十力先生有句名言:“知识之败,慕名而不务潜修也;品节之败,慕虚荣而不甘枯淡也”。所以,档案工作者要甘于清贫、甘于寂寞、甘于坐冷板凳、甘于为他人做嫁衣。
   (2)过硬的专业知识。档案管理的业务性很强,作为档案管理人员,必须了解国家有关政策和有关规章制度,熟悉档案管理工作的整个流程,较好地利用计算机和网络技术,使档案管理工作规范化、程序化和高效化。
   (3)较强的创新意识。档案人员的创新能力、创新意识、创新精神是做好21世纪档案工作的关键。档案人员应该具有开拓创新精神,在工作中要积极开展调查研究,善于发现新情况,研究新问题,认真总结经验,积极钻研业务,不断完善档案管理方法,适应形势发展的需要。
   二、干部人事档案管理的现代化改革
   人事档案管理的现代化改革经过几年的努力已经取得了很大的进步,但是也存在着一些漏洞需要我们不断去弥补。
   1、人事档案管理现代化改革的优点
   人事档案管理现代化的改革是以后档案管理改革的一个大方向,自省公司2006年开始推广信息化管理,在全省电力系统人事档案管理工作中大力推广应用协同办公系统和人力资源管理系统以来,通过实际工作中的实际应用,笔者切实感受到信息化技术在人事档案管理工作中发挥的积极作用,人事档案管理的现代化改革对人事档案管理的促进作用,突出表现在以下几个方面。
   (1)人力资源信息统计更高效。人力资源管理人员通过设计各类信息统一标准,建立门类清晰的人事档案,将人事档案相关信息录入数据库,再经过相关程序自动生成相关统计报表,可以快速简便地搜索各类人员的职称情况、岗位情况、年龄分布等情况,在大幅度缩短工作时间的同时,也可以避免人工统计

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