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试论如何以现代档案管理理念提升学校整体工作

来源:中国论文联盟  作者:扬林,金凤英,赵光 [字体: ]
 摘要:本文以北京化工大学附属中学档案工作为例,介绍了化大附中以现代化档案管理理念推动学校整体工作提升的成果经验,供档案界同仁参考。
  关键词:档案管理 学校 现代化
  
  学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地,一所好的学校就是一个宝贵的文化库,它演绎着学校健康发展的各个环节,学校档案正是对这一过程进行记录和珍藏的有效手段,是对学校办学历史和全校师生员工德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。
  
  一、提高认识,加强档案工作的组织领导
  
  1.校领导组织学习相关的档案文件。通过学习,校领导充分认识到档案工作是学校整体工作中的一项不可或缺的基础性管理工作,于是化大从校领导到每一个老师都开始学习《档案法》等相关法规、制度,然后制定适合本校的档案制度,从上到下落实到位,保证档案形成的各个环节不出问题,确保学校档案的收集整理工作进展顺利。
  2.全员参与共同完成档案资料的收集归档。学校的各个职能部门在日常工作中,积累了大量资料,这些资料准确、全面地记录了学校各项工作的发生、发展和结果,记载了学校的发展进程,是学校工作的真实写照。它们具有很强的借鉴和激励作用,为学校的可持续发展提供了重要文献依据。学校的档案工作没有全体人员的参与和重视,很难做到及时完整地收集和采集到真实原始的教育教学资料。
  3.树立以提高教育教学档案质量为核心的科学发展观。全校范围开展教育教学档案意识的宣传教育工作,使全校师生充分认识到教育教学档案是学校档案的重要组成部分,是化大“严谨、务实、高效”的工作作风的直接体现,是提升教育教学工作的有力保障。重视档案工作就是重视提高教育教学质量的具体体现。
  4.建立完整必要的档案工作组织体系。为了顺利开展档案工作,化大建立了以校长为组长的档案管理网络,三校区主管领导为组员,下设档案工作小组,组员为各部门主任和档案员,具体负责学校各部门档案材料的整理和管理。设立综合档案室,主要管理学校文书档案、教学档案、科技档案、设备档案、声像档案、基建档案。
  5.加大资金投入,为档案室建设开绿灯。化大在朝来校区设置档案室、档案荣誉室、档案办公室,实现了专人、专室、专柜管理。
  
  二、通力协作,确保档案质量水平
  
  1.校长主抓,团队协作见成效。档案室建立初期,资料的集中汇总是一个大工程。由于时间紧,任务重,校长亲自指挥,动员、协调三校区各个部门的领导和工作人员,发扬团队协作精神,加班加点整理文件和资料。在短短的几个星期里,就将第一阶段学校三年的档案整理完毕。
  2.建章立制,为档案工作谋发展。校长每年召开三校区主管领导、各部门负责人参加的档案例会。学习档案法律法规和新办法、新规定,研究、部署、落实档案工作具体要求;对相关人员进行档案培训。档案员深入到各校区对档案资料的收集整理进行实际指导,确保档案资料整理的质量,做到一步到位不返工。
  3.讲求实效,不搞形式“一刀切”。在档案工作的管理过程中,考虑到不同部门的工作特点,在收交档案的时间要求上不搞形式“一刀切”,而是根据不同部门的工作实际,采取不同的管理。有的部门是学年制收集,有的部门则是年度制收集。这样,各个部门根据自身工作的特点按时上交档案材料,保证档案材料准确、规范和完整。
  4.定期上报,出现问题立报立决。学校要求档案员定期将档案材料的收集、整理情况用文字形式向校长汇报,使学校领导能够掌握档案管理工作的第一手材料,并及时解决出现的问题,确保学校档案工作的稳步推进。
  
  三、努力创新,形成特色档案
  
  档案工作升级后,化大一方面着眼于基础性档案的建设,另一方面努力挖掘化大的特色档案,使之更合理、便捷地服务于学校的教育、教学工作,推动学校整体工作的发展。
  1.奥运档案。2008年北京奥运会的召开,给学校的发展带来了新的契机。化大紧贴奥运,启动了“新北京、新奥运、新朝阳”系列摄影创作活动。在三校区领导的大力支持下,在老师的带领下,同学们历经四个月之久拍摄了奥运宣传片“我的北京,我的家”,并被送往瑞士洛桑奥林匹克博物馆,展播中受到好评。8月17日,北京市奥林匹克教育领导小组办公室召开表彰会,瑞士奥林匹克博物馆馆长和相关负责人到京,亲自授予化大奥林匹克博物馆奖杯和由博物馆馆长亲笔签名的证书。另外,学校还组织摄影特长生拍摄了大量奥运题材的摄影作品,学校摄影队被评为:“朝阳区人文奥运优秀队伍”。
  2.摄影活动档案。化大是摄影特长校。2000年以来,学校每年组织摄影特长生外出采风,拍摄了大量祖国山河、民族风情的优秀作品。截至目前,在国际、全国和市、区摄影大赛中共获330多个奖项。所有这些作品都完整地保存在化大的档案室中。
  3.校刊档案。《化附周刊》创刊于1999年9月1日,至今已出版410期,连续三次被朝阳教委评为“优秀校刊”,两次被中国教育学会评为“全国中小学优秀校内刊物一等奖”。学校档案室保存了包括创刊号在内的全部报纸,它真实地记录了化大附中的发展历程和取得的成绩。
  4.校民乐团档案。化大又是一所民乐特长校。校民乐团在各种比赛中获得了大量奖牌、奖杯和奖状。这些荣誉也都存放在荣誉档案室内,成为师生爱校教育的重要素材。
  5.射箭队成果档案。化大是国家体育总局挂牌的全国射箭重点学校,在全国、市、区的多次射箭比赛中,取得了很好的成绩。将射箭队取得的成果记录在案,对推动化大体育工作的开展,起到了积极促进作用。
  6.“三项宣誓”系列教育活动档案。在高中阶段开展的“三项宣誓”系列教育活动,是化大一项行之有效的教育活动,对加强高中学生的世界观、人生观、价值观教育起到了很好的作用。“三项宣誓”系列教育活动档案单独存档,旨在发扬光大这一良好的教育项目,使之成为化大德育教育的一大品牌。
  7.“三个迈步”系列教育活动档案。“三个迈步”系列教育活动的开展,使同学们进一步树立了远大理想和抱负,使他们更加热爱学习,热爱生活,积极进取,更有决心以优异的学习成绩迎接中考,争做一名合格的中学毕业生。
  
  四、服务发展,提高档案使用效率
  
  1.学校档案室所存资料,是学校整体办学成果、办学经验的积累,档案室所存放的各种奖状、奖牌和奖杯,是学校在发展进程中所取得成绩的总结。让老师、学生了解学校的档案资料,可以激励师生的爱校情怀。化大每年组织师生参观学校档案室、荣誉室,以此激发师生爱校敬业、为校争光的思想,荣誉档案室成为爱国主义教育和爱校教育的基地。
  2.档案在学校各项迎检工作中发挥着不可替代的作用。随着档案工作的规范化,从领导到老师都树立了很强的档案意识,学校已形成文件归档的良性循环。学校在迎接各种教育工作检查中,保存完整的档案为学校建功立业。历次迎检工作,化大从上到下有条不紊,不加班,不应付,而且每一次档案材料都会受到上级领导的好评。
  
  五、开拓进取,展望化大附中档案工作的未来
  
  伴随着北京国际化发展的脚步,化大人提出:开拓学校“国际化”视野,强化“品牌化”管理理念,树立抢救文化遗产的“危机理念”、发挥档案存史、贯通未来的“可持续发展理念”,创新特色服务的档案管理工作等理念和发展思路。结合校史研究,制定“一刊”、“一室”、“一史”、“一展”、“一会”的工作设想。档案工作现代化管理、信息化使用是化大档案工作的发展方向。设立网络查询系统,实现档案资料的网络式管理和查询,进一步提高档案资料的作用,在各个校区办公室就可以查到所需要的资料,同时,在学校校园网上建有学校档案的部分目录,便于师生的了解和使用。在区教委的大力支持下,化大人正努力打造一个适合学校长远发展,具有信息化功能的现代化档案室,更好地服务于化大的教育教学工作;同时使化大的档案文化向着更高更好的目标发展,走出学校,走出朝阳,为首都的国际化进程做出相应的贡献。

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