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分析电力企业管理中的物资合同签约以及履约管理

来源:论文联盟  作者:杨建明 [字体: ]

分析电力企业管理中的物资合同签约以及履约管理

随着经济社会发展,人们对于电力资源的使用需求明显增加,也推动了电力建设项目的快速开展。由于电力物资不断增加,物资合同管理成为电力企业的一项重要工作。调查发现,当前物资合同在履约期间仍存在一些问题,要求工作人员针对签约和履约加强管理。以下对此进行深入探讨。
  1、电力企业物资合同管理的特点
  对于电力企业而言,物资主要是服务于电网建设的材料、设备、配件等,当前物资采购工作的开展,采用集中采购、分散履约的模式。从物资合同的履约层面来看,管理工作从签约开始,到合约最后期限为止,管理特点如下[1]:第一,所需物资种类多、数量大,由于成本较高,如果没有严格按照合同规定履约,就可能造成严重的经济损失。第二,物资涉及项目多,由于分签合同的存在,不同合同在供货时间、质量要求上也不同,因此必须加强过程控制。第三,整个履约时间跨度长,和设计、生产、安装、调试、運行等环节密切相关,由于多个专业参与其中,在沟通协调时存在难度。
  近些年来,电力企业发展迅猛,在电网建设上取得了一定成效。单纯在物资管理上,采用集约化理念,不仅对组织结构进行精简,而且库存量明显减少,虽然提升了效益,但是对于合同履约管理提出了更高要求。一旦出现违约行为,就会导致物资供应不及时,影响电网建设的顺利进行。由此可见,针对物资合同的签约、履约加强管理,才能保证电网安全稳定运行,促进国民经济健康发展。
  2、物资合同履约过程中的常见问题
  2.1 责任义务不明确
  电力物资合同制定时,对于履约行为如果没有明确的规定,或者双方责任不明确,那么在履约过程中,合同的执行缺少法律保障和约束,继而出现一系列履约问题,例如物资供应不及时、材料质量不达标、设备规格和设计不相符等。另外,合同中针对违约行为的责任归属不明确,一旦出现履约纠纷,难本文由论文联盟http://www.LWlm.cOm收集整理以利用法律武器追究责任,不仅会造成巨大损失,还会影响电力企业的长远发展[2]。
  2.2 监督管理不到位
  物资合同履约过程中,电力企业应该对履约情况进行分析,动态监控履约过程。然而,如果忽视了履约分析,或者分析方法不当,就会引起较多的履约问题。当电力企业签订合同后,应该委派专业人员或机构,对双方履约情况进行分析管理。针对可能出现的违约行为,及时制定应对措施,避免企业利益受损。在实际工作中,针对履约的监督管理不到位,是一个急需解决的问题。
  2.3 供货商不能履约
  物资合同一旦签订,供货商就应该严格按照合同内容执行,如果因为自身原因导致无法履约,电力企业就应该及时发现问题,提出处理措施,例如改变进货渠道,避免影响电网建设工作的进行,将利益损害降至最低。同时,经过分析和考察,追究供货商的相关责任,按照合同规定内容进行赔偿。
  3、物资合同签约及履约管理对策
  3.1 签约管理对策
  第一,做好准备工作。一方面,要重点关注物资合同中的法律要点,以招标采购物资为例,应该满足相关法律法规的要求,并且参考招投标文件内容。一般情况下,不能延长或耽误合同签订时间。另一方面,物资合同签订之前,应该汇总分析各种资料,包括货物清单、招标文件、中标通知书、合同文件等。如果采用招标采购的方式,应该先确定采购结果,后签订合同[3]。另外,这部分物资的合同内容和招标文件应该保持一致,避免出现没有实质性条款的合同。
  第二,加强纸质合同管理。对于供应商而言,合同签约时应该汇总中标通知书等相关资料,在供应商服务大厅签约。大厅内的工作人员要对各种资料文件进行核对检查,一是保证没有问题和缺陷,二是保证资料完整,此时才能对合同正本签字盖章。
  第三,引进电子商务平台。信息时代,电子商务已经走进人们的生活,同时也推动了物资集约化管理的进展,有利于提高合同管理质量。以电商平台、ERP的应用为例,文本格式更加规范,签约流程更加科学,能够对招标结果自动回传,对合同文本自动生成[4]。采用文本方式签约物资合同,要求通用条款、专用条款和招标文件保持一致,经过确认和澄清,满足技术条款、商务条款的标准。在签订合同的同时,还要签订协议书及其附件,以消除合同漏洞。
  3.2 履约管理对策
  第一,明确履约内容和责任。物资合同签订之后,应该对合同内容、相关责任进行分析,明确履约要求。一旦出现违约行为,知道由谁负责,并且按照合同规定追究责任,制定处理方法。明确履约要求和责任,有利于电力企业和供货商双方积极履约,面对违约行为不会推卸责任。
  第二,加强履约分析和监控。电力企业应该设置专门的合同管理部门,配置专业管理人员,对履约情况进行分析和监控。具体如下:首先跟踪物资供应链,评估是否会出现违约行为,加强风险防范意识,制定针对性的处理措施。其次要分析供应商的履约情况,为供应商建立信誉档案,作为今后商业合作的参考依据。以合同履约跟踪表为例,管理人员分析跟踪表,能够了解合同签订、物资流转的情况。当物资到达目的地之后,核对合同内容,一方面保证及时交货,提高工作效率;另一方面增强物资供应能力。只有这样,才能使物资合同管理工作更加规范、更加标准[5]。
  第三,增强基层履约力量。当前电力企业物资合同管理工作在制度上、信息系统上较为完善,但执行上仍然需要进一步落实,履约人员的素质有待提升。对于这种情况,应该对供应商加强行为引导,紧抓履约规范,履约人员之间实现信息共享。为了方便基层履约人员的工作,可以建立履约案例资料库,提供智能查询服务,提高履约人员的事务处理能力。
  第四,做好资金结算工作。支付资金是履约管理的最后环节,要想保证电力企业正常运转,首先应该及时支付资金。站在电力企业的角度,签订物资合同之后,要及时和供应商沟通,开具物资发票[6]。其一,每月月中核对合同台账信息,如果满足资金支付条件,及时申请ERP资金支付;第二,每月月底对资金支付明细进行汇总、记录、核对,当日反馈物资采购资金支付款项回复单。以此实现资金月结月清,保证资金及时准确支付。
  结语:
  综上所述,相比于普通企业的物资合同,电力企业的物资合同管理工作比较特殊,体现在物资数量大、涉及项目多、履约时间跨度长,因此对履约管理提出了更高要求。文中介绍了履约期间可能出现的问题,对于电力企业而言,签约时应该做好准备工作,加强纸质合同管理,引进电子商务平台;履约时明确履约内容和责任,加强履约分析和监控,增强基层履约力量,做好资金结算工作,以此促进电网工程建设的顺利进行。

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