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浅议怎样提高企业公文处理水平

来源:论文联盟  作者: [字体: ]

浅议怎样提高企业公文处理水平

长期以来,各级企业在公文处理方面都出台了一系列的管理办法和规定,有力促进了公文处理工作的规范化、程序化,积极稳妥的推进了企业改革、发展、稳定工作。新的形势对公司公文运行管理提出了更高的要求,公文处理如何做到“服务领导决策,服务机关工作,服务基层发展”,已成为办公室工作的重中之重。
  一、目前公文管理存在的问题
  部分单位文书人员不固定、导致收文不及时或者文件流失;文书人员请假工作不交接,延误工作;文书人员收文不及时、导致领导接收信息滞后;来文登记信息不全面、台账不完整;传阅过程中文书人员对文件运行状态不掌握,不能及时反馈信息;部分办公室人员对督察督办没有概念,致使文件办理过程无限延长;文件归档存放情况不统一,存在安全风险;部分人员保密意识不强,公文办理不符合保密规定。
  二、公文管理应对措施和要求
  公文处理工作量大、面广、头绪多,稍有不慎就会出现纰漏。本文就如何提高化工集团的公文处理水平,认为应该做好以下五个方面。
  1.夯实基础,严谨规范地做好文件的登记工作。
  公文处理要坚持集中统一的管理原则本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理,这就要求各单位文书人员一定要严把收文关口,文书人员一般均身兼数职,日常琐碎工作较多,但机要工作是办公室工作的重中之重,必须认真做好文件的签收登记工作,要求文件管理人员要每隔2小时查收一次文件系统。无论是公司下发的通知、平级单位发来的函件、地方政府发来的文件,还是下属单位报送的请示、报告,都应统一按照文件管理来办理,做到专人来统收、统办、统管,以便于规范管理、查阅利用。
  2.把握批示,科学有效地做好文件的传阅工作。
  公文处理工作一定要讲程序,讲规范,这是公文严肃性和权威性的体现,公文的运行管理必须严格按照管理办法严格按照程序办事。
  为便于领导更好地批示,文书人员要根据实际情况需要做好文件的分类叠放工作。就是要把来文按一定的类别、一定的内容摆放在一起呈领导阅批。一般将最重要的文件放在上面,依次类推。那么哪些文件是最重要的呢?标准是什么?这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容,将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面,而那些关系不大的文件放在最后。在处理过程中,要准确理解领导批示意见,凡是批示意见中涉及到的领导和部门要一一传阅到位,不能随意简化传阅程序或扩大传阅范围。
  3.讲究时效,灵活多样地做好文件的催办工作。
  公文在传递、办理过程中,都有明确严格的时效要求。一般文件应在收文2小时内送办公室主任阅批,当日内按照阅批意见及时分送领导和相关部门传递,紧急文件随到随办,普通件3个工作日内办结,公司各单位的请示、报告事项5个工作日内答复,传阅件7个工作日内阅批结束,并及时将办理结果返回办公室。
  “及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。文件传阅时,要随到随办,不积压、不拖拉、不误事,这是公文处理工作时效性的最基本要求。
  4.严细认真,善始善终地做好文件存放和归档工作。
  公文办完后,文书人员要将文件有序、归类存放,一般按照发文字号来分类,按照发文顺序来排序。一些涉及到本单位改制的、单位名称更换的、重大决策的可以单独保存,这样查找起来比较方便;还有一些将来要归档而且利用率较高的文件,也可复印多份或扫描成电子版存放于电脑里,以备查取。文件保管要注意防火、防潮、防蛀,涉密文件要专柜存放。年终根据文书立卷、归档的有关规定,及时分类整理,定期向档案部门移交。归档工作是公文处理的最后环节。文书人员要站在对历史负责的高度,认真做好每份文件的归档工作。
  5.严守保密,认真细致地做好文件的安全保密工作。
  在机关公文运行中, 经常涉及到一些秘密事项的内容,文书人员要严格按照《中华人民共和国保密法》的要求,积极做好涉密文件的各个环节工作。严格按照文件自身的保密要求和阅知范围进行传阅,对于密字文件,除有特别注明传阅范围外,一般传阅至领导班子成员。领导批示确需部门阅办的,要严格控制传阅范围,并做好保密工作。不得擅自复印涉密文件,泄露文件内容。涉密文件传阅过程中,每天的下班前文书必须收回到办公室,保存在涉密文件柜,不能在出现在外过夜情况,在整个文件运行和处理中要妥善保管。
  总之,提高公文处理水平,需要在实践中不断地摸索,要多总结、多锻炼,做到腿勤、手勤、脑勤,要有强烈的责任感和事业心,任何一点随意性,任何一点主观臆断,任何一点粗心大意,都可能会造成失误,甚至会给企业造成重大损失。搞好公文运行管理,提高公文办理质量和效率,是办公室“以文辅政”和“以文立室”的要求,也是长庆油田实施依法治企、合规管理,实现有质量、有效益、可持续发展对办公室工作提出的必然要求。

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