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试论档案信息化建设与工程档案管理

来源:论文联盟  作者:徐春杰 [字体: ]

试论档案信息化建设与工程档案管理

   作为现代档案管理的主要方式,档案信息化建设已经成为我国未来档案管理工作不可逆转的发展方向。随着我国信息技术的不断发展与深化,其在我国档案管理工作中的有效应用,也推动了我国档案管理工作水平的不断提升,为我国档案信息资源的共享提供了可能与保障。 
  一、建设信息化对工程档案管理的重要性 
  (一)提高工程档案管理水平 
  建设信息化档案对于工程档案的管理是十分重要的,对于整个工程档案的管理水平有很大的提升作用。目前,我国的工程档案管理在很多方面都有着不足的现象,尤其是管理水平上,有明显的不足。在工程档案管理里,广泛的应用信息化技术,例如计算机网络、物联网、大数据等技术,可以对其管理水平有明显的提升,并且能够让工程档案管理逐步向科学化、规范化的方向发展。这不仅可以有效的对工程信息与资料进行存储,还能够通过开发和利用,拓展整个领域。 
  (二)促进工程档案资源共享 
  我国的工程档案信息化水平发展比较缓慢,在目前来说,可以说是十分滞后的。所以,工程档案在资源共享上,至今为止还没有一个可行性的运行机制。要通过开发软件的模式,开放工程档案资源,主要是针对与工程档案信息化的目标,开发一个可以全国统一的软件。这样可以提高工程档案的利用效率以及利用效益。我国的各级各类工程档案尤其需要整合,以取代纸质化的管理模式,对档案的搜索、整理以及研究上,都会得到有效的优化。 
  二、加快档案信息化建设的建议(一)创新思路,增加资金投入 
  加快档案信息化建设,领导支持是关键,资金投入是保障。要创新思路,广开财源。一是积极向领导反应档案事业的历史意义和现实意义,提高其重视程度,将档案信息化建设经费纳入单位每年的财政预算中去。二是加大档案资源的开发利用,与政务网、互联网建设等相互结合,积极为社会政治经济建设服务,以此提升地位。三是利用档案资源,开展有偿服务,创新拓展档案资源服务领域,创造价值,以档养建。 
  (二)有计划、高标准的推进信息化建设 
  档案管理信息化建设主要包括三个方面的内容:一是建立电子档案和全息数据库,实现档案管理模式由原来实体保管向电子档案信息化的转变,增加档案储存量;二是运用计算机软件,建立档案电子管理系统,实现对档案信息资源进行分类、分析、提取、加工修改和高速便捷查询;三是建立档案网站平台和信息服务中心,为档案信息迅速传递交流提供网络支持,为档案信息服务社会创造条件。基层档案管理信息化建设要按照三项要求,有计划、分步骤、高标准地去实施。构建从数据录入—数据管理—数据处理—数据输出完善的应用链条。构建档案信息化安全保障体系,确保档案信息资源得到最科学地配置和最充分地开发与利用,实现档案管理信息化的目标。 
  (三)改革档案信息服务方式 
  信息时代,传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源,创新档案信息服务方式,为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了,如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多,国家档案部门应制定统一的标准和规范,避免重复开发,并规范市场管理;二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备,对一些珍贵的档案保护,取得了一定的成效;一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多,节约人力和馆库空间;三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点,可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务。 
  (四)制定完善的工程档案信息管理制度 
  档案信息化建设中,档案管理人员必须要在重视工程档案信息管理,主要因为在工程建设的过程中,档案的行程具有多元化特征,无论是工程项目确立还是项目的改革,都需要档案建立的行程,提升档案管理工作质量。一方面,档案信息管理工作人员需要根据档案信息化建设难易程度的分析,确定档案信息管理工作目的,提升档案管理工作质量。档案管理工作人员需要认真学习与掌握计算机信息管理知识,认真参与到软件开发工作中,选择合适的档案工程管理软件开展档案管理工作。同时,还要制定完善的档案信息化管理规章制度,打破传统档案管理模式的局限性,提升工程信息共享水平,创造有利于档案管理的条件,发挥计算机在档案管理中的作用。 
  三、结语 
  综上所述,可以本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理看出信息化建设对于工程档案的管理,是有很大的提升作用的,进行信息化建设,能够不断的提高工程档案管理的水平。这样不仅可以提升企业的整体管理水平,对于工程企业的工程质量也有着重要的影响作用。所以,要把工程企业的档案管理工作做好,并且在此基础上,不断的对信息化建设在技术上以及在管理模式进行创新,为工程建设提供更好的服务。 

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