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安全生产监管部门档案信息化建设与档案管理

来源:论文联盟  作者:何惠玲 [字体: ]

安全生产监管部门档案信息化建设与档案管理

现阶段,我国各行各业的建设都在如火如荼进行,但同时一些安全生产事故也不断发生,威胁到了人民群众的生命安全与财产安全。为了营造整个社会的安全生产环境,维护社会公众的利益,国家成立了相应的安全生产监管机构,这些不同的安全生产监管机构通过创建健全完善的安全生产档案,对企业的安全生产工作进行科学管理。在当今的信息化时代大背景下,安全生产监管部门的档案管理工作也应该与时俱进,大力进行信息化建设,从而不断提升安全生产档案管理的质量与管理效率。
  1 安全生产监管部门档案信息化建设的现状
  我国从20世纪80年代开始进行档案信息化建设,发展到现在,已经取得了一定的成绩。尤其是在安全生产监管部门档案信息化建设与档案管理方面更是有了较大的进步。许多的安全生产档案数据库被相继建立,安全生产监管部门对档案管理与档案信息化建设的资金投入也不断加大,许多的安全生产电子文件档案取代了传统的纸质档案。这种电子文件档案不仅包括了大量的文字内容,还包涵了丰富的安全生产图片以及安全生产视频,这种具有直观性强的安全生产档案不但可以有效加强安全生产监管部门对企业的安全生产监管力度,还能够提升安全生产档案管理的质量,有利于企业的安全生产档案资源被最大化地利用。也就是说现阶段,我国安全生产监管部门的档案管理水平不断本文由论文联盟http://www.LWLM.Com收集整理提高,这不但可以有力保障企业的安全生产活动,还能够加强安全生产监管部门的监督力度,营造全社会的安全生产环境。
  2 安全生产监管部门档案管理中存在的问题
  (一)档案管理意识淡薄
  现阶段,我国安全生产监管部门的部分员工在档案管理方面还没有形成一个全面深刻的认识,不清楚档案管理工作的重要性以及对档案管理进行信息化建设的价值。他们片面地认为档案管理工作就是一个静止化的档案保存工作,没有什么实际的意义。这样就导致安全生产监管部门的信息利用率偏低,很多有价值的安全生产信息没有及时发挥其应有的社会功能,从而最终成了无价值信息,导致了极大的资源浪费。还有一些安全生产监管部门虽然具有一定的档案管理意识,但是他们在档案信息化的过程中,缺少健全完善的档案信息化建设体制做支撑,在档案信息化建设过程中的各项投入过于盲目,在整个档案信息化管理系统的设计和开发上面不够科学,这些都极大阻碍了安全生产监管部门的档案信息化建设顺利发展。
  (二)档案信息利用率低
  目前我国许多安全生产监管部门的档案管没有充分借助管理软件的统计分析功能,将多个档案数据进行深入的分类和数据挖掘,以致档案信息中的很多潜在价值没有被开发出来,应用到企业的实际安全生产工作中,导致档案信息的利用率比较低。
  (三)档案管理的安全性不高
  在我国纸质档案管理方式中,安全生产监管部门设有专门的档案资料室,其机密性非常强,一般除了相关的档案管理人员,其他人都难以靠近。而进行档案管理信息化建设以后,档案资料成为电子文件,它和其它电子文件一样在一定的范围内实现了网络共享,允许相关的用户在一定权限内对档案进行检索、浏览,档案信息的保密程度降低,甚至有可能被不法分子盗窃、利用。还有些,档案管理系统在设置上不科学,以用户名和密码方式进行登陆。如果档案管理工作人员的用户名和密码被不法分子利用,档案信息也面临着巨大的安全风险,很有可能被篡改或者被盗窃。
  (四)档案信息的完整性与真实性不足
  许多安全生产监管部门在档案管理中,由于对档案信息化管理工作不重视或者对档案信息化管理系统的应用不熟练,没有及时录入保存相关的档案信息。在之后再进行档案信息保存时,就会出现部分档案信息丢失的情况,严重降低了安全生产监管部门档案信息的完整性。同时有的档案管理人员在档案输入过程中,为了应付上级检查,还存在信息造假现象,这样档案信息的真实性就会降低了,进而导致安全生产监管部门的档案信息不但在突发安全事件时,不但没有一定的数据参考价值,还容易误导企业的安全生产工作。
  3 加强安全生产监管部门档案管理,提升其档案信息化建设的有效方法
  (一)强化安全生产监管部门的档案管理意识
  档案管理工作与其它的经营性工作或者生产性工作不同,它不会直接产生一定的经济效益和社会效益,但是它是其他社会工作产生经济效益与社会效益的前提,它可以极大地促进安全生产监管部门对其它社会生产工作的安全监督检查。所以安全生产监管部门必须不断提高本单位的档案管理意识,重视本单位的档案管理工作。在进行档案管理时创建完善的档案管理体制。聘请专业的软件开发公司开发本单位的档案管理信息化系统,并任命专业的档案信息管理人员负责信息化系统的操作,输入本单位的各种档案数据。
  (二)对档案信息进行统计分析和深入挖掘,提升档案信息的利用率
  在传统的人工档案管理方式中,安全生产监管部门的档案是以独立形式存在的,档案管工作人员很难发现不同档案之间的内在联系。而在进行档案信息化建设之后,档案资料与其它电子文件一样变成了一种数据资源,可以使用专门的数据统计分析软件,对其进行精确的统计和深入的分析,这样档案的潜在价值就会被深入探掘出来。所以,安全生产监管部门在进行档案管理时,必须不断强化档案信息的统计分析功能与深入挖掘功能,进而分析挖掘档案的潜在价值,并将其应用到实际的企业安全生产监督管理中,最大化地提升档案信息的利用率,发挥其社会作用。
  (三)科学开发档案信息管理系统,提高档案信息的安全性
  现阶段,我国安全生产监管部门由于档案管理系统在登陆及用户权限方面设置的不太科学,所以整个档案信息化管理系统的安全性不高,还存在着档案信息被篡改或者被盗窃的巨大安全风险。所以安全生產监管部门必须加强档案信息管理系统的权限管理,科学设置用户权限,并把相应的访问口令和访问密码,应用在不同级别的档案信息访问浏览中,用户如果想检索浏览档案信息,必须输入正确的访问密码。同时档案管理工作人员还必须依据档案信息的重要程度,为它们科学设置访问权限。只有这样才能提升整个档案管理系统的安全性,防范信息安全风险。
  4 结语
  综上所述,随着计算机技术的应用与互联网技术的发展,电子形式的档案资料逐步取代了传统的文本档案资料,其在信息存储、信息整理以及信息检索等方面都具有明显的优势,而且携带也非常方便。所以安全生产监管部门也应该积极顺应时代发展要求,加强本部门的安全生产档案信息管理与信息化建设工作,从而提升安全生产档案管理效率与管理质量,更好地发挥安全生产档案管理的社会职能,有效保障企业安全生产工作的持久顺利进行。

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