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基于全面风险管理理论的高校会计档案风险应对

来源:论文联盟  作者:郭娟 [字体: ]

基于全面风险管理理论的高校会计档案风险应对

一、高校会计档案的特点
  高校会计档案是记录其经济活动的证据,是高校财务会计工作实行轨迹管理的重要內容,具有以下特点:
  1.高校会计档案利用率高
  高校会计档案服务对象广泛、且使用频繁。从学校外部来看,会计档案是教育部门、财政部门、科技主管部门、社会群体、税务部门、审计部门等对高校进行监督的重要依据。以科研项目为例,科研项目经常会面临中期检查、结题审计,其中经费使用情况检查必然会查阅会计档案。从学校内部来看,高校会计档案对学校管理层进行决策提供信息支持。
  2.高校会计档案管理复杂
  因高校会计档案生成到最终销毁流转的环节较多,利用率高,接触的人员繁杂,使其管理复杂,风险较高。例如,高校一般按照凭证类型和序号进行装订,查询一笔凭证的会计档案可能需要翻阅整本的会计档案,学生查询交学宿费的收据需要整本翻阅,档案的管理风险变大。
  高校会计档案较高的利用率及管理的复杂性,决定了其管理工作面临着较大的风险。
  二、高校会计档案管理的风险识别及风险评估
  高校会计档案管理的目标是统筹考虑会计档案管理的质量、成本与时效,依据相关制度,配备专业人员,合理设计管理流程、科学规划控制活动,保证会计档案的完整,在不违背会计档案保密的原则下提高会计档案的利用率。因此,制度建设、管理人员素质、管理控制活动和监察是会计档案管理中风险识别和评估的关键点。本文以A高校为例进行会计档案管理的风险评估。
  通过对A高校会计档案的全面梳理和分析,形成制度建设、管理人员素质、管理控制活动和监察4个一级指标和20个二级指标,每个二级指标的评分标准为5分,根据发生风险的可能性和对会计档案管理的影响程度确定每个二级指标的权重。
  评估发生风险的可能性和影响程度时,采用定性分析的方法,综合运用管理人员自评、穿行测试、实地查验、抽样和比较分析等方法,研究确定各个二级指标的权重。评估结果见表1。  本文由论文联盟http://www.LWlm.com收集整理
  高校可根据指标得分占总分的比例,设定风险等级,风险比例低于等于10%,风险认定级别为低风险;比例为10%-30%之间的,风险认定级别为中等风险;比例高于30%,认为本指标存在重大缺陷,风险认定级别为高风险。A高校的风险级别见表2。 
  根据表2,A高校会计档案管理达到总分的38%,高于30%,总体风险级别为高风险,其中制度建设风险比例为17.33%,风险级别为中等风险,其他一级指标风险均大于30%,风险级别为高风险,其中会计档案基础工作导致的风险比例高达57.14%,说明该项指标存在重大缺陷。针对上述风险,A高校应采取措施积极应对。
  三、高校会计档案管理的风险应对
  1.建立并完善会计档案管理制度
  规范管理,制度先行。高校应结合表1中的制度建设的各二级指标,修订并完善适合本校的会计档案管理制度,保证制度得到有效执行以规避风险。
  2.提高会计档案管理人员素质
  高校会计档案管理人员具有较高的道德素质和业务素质,能有效的降低档案管理的风险。A高校应结合表1中管理人员素质的二级指标,加强对会计档案人员的业务教育,确保其在分类立卷、编目、利用、销毁等各个工作环节严谨细致、准确无误;重视档案管理人员的现代化技术能力,加强技能培训,满足会计档案管理的技能需求,尤其是满足会计档案信息化管理的需要;加强对相关人员的保密教育,使其具有严格的保密观念和良好的保密习惯,在不违背保密原则的前提下充分利用档案信息资源;加强对高校会计档案管理人员的素质教育,要求会计档案人员要积极主动、热情周到,使会计档案的服务职能得到充分发挥。
  3.加强高校会计档案管理的基础工作
  高校应采取措施规范会计档案管理的基础工作,确保会计档案传递流程科学、流畅,提高档案的利用率,保证会计档案的安全。
  (1)科学管理高校会计档案各环节。A高校应按照轨迹管理的要求,科学设计流程。严把“生成关”,从源头控制会计档案的质量;收集完整的会计档案,避免会计档案的缺失;根据不同种类文件材料的形成特征,如按记账凭证、报表、文件分类进行归档,基金会、基建会计的档案分别归档;对归档的档案制定科学的案卷类目,编制科学的检索工具,以求快速、准确地查询所需档案;按照会计档案的种类和保存期限分别保管,确保保管环境防潮、防火、防尘等,电算化会计档案应双重异地备份管理,并保证保管环境防磁、防病毒;规范会计档案的查询与借阅;销毁档案必须谨慎,遵循“先鉴定后审批、两人鉴销”的原则,在案卷目录等中注明销毁。
  (2)加强会计档案信息化建设,提高会计档案利用率。在国家不断加大财务信息公开力度的背景下,会计档案的服务内容不断丰富,服务对象也越来越广泛。通过加强会计档案的信息化建设,更新会计档案服务手段能有效的降低由此带来的风险,实现会计档案管理的现代化、科学化和精细化。
  首先,高校应配备满足会计档案信息化建设的硬件,如计算机、扫描仪等。其次,高校应配备与硬件兼容的操作系统和档案管理软件,信息资源数据库应可扩充。此外,高校还应建立会计档案信息传输和资源共享的网络环境。目前,高校可采用电子档案功能,使用高拍仪将原始凭证拍照,与记账凭证一同分装留存,采用物流管理系统进行存储,调阅,这将大大降低查询借阅纸质档案的风险。
  (3)保证会计档案的保密与安全。会计档案信息化建设提高会计档案利用率的同时,也对会计档案的保密与安全造成威胁。因此,高校应维护会计档案硬件、软件及网络环境的安全。比如,控制用户权限,按照不同类别确定保密级别,对保密程度不同的档案资料设定不同的操作、使用限制。完善计算机操作的日志管理,发现异常能及时处理。
  4.加强对高校会计档案管理的风险监察
  加强对高校会计档案的风险监督,重视对其保管环境和保管措施的检查,能及时发现风险。
  高校会计档案的风险管理并不是单一、一次性的过程,随着环境变化,会计档案的风险关键点也会发生变化。高校必须定期对风险的当前状况进行监察,必要时对已识别的风险作出变更,确保档案管理的风险处于掌控之中。

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